Veröffentlicht: 19.12.2022 | Lesezeit: 5 Minuten
Fachkräftemangel - ein Schlagwort, mit dem wir seit einigen Jahren im Alltag und in den Medien konfrontiert werden. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft sind hiervon vor allem Betreuungs- und Pflegeberufe betroffen. Dies spiegelt sich in Praxen und Kliniken auch in absoluten Zahlen wider: Bereits heute fehlen rund 290.000 medizinische Fachkräfte, Prognosen für das Jahr 2035 rechnen mit 1,8 Millionen. Doch woran liegt das?
Zunächst ist das Problem auf die demografische Entwicklung zurückzuführen. Während die Gesellschaft älter wird und die Nachfrage nach Gesundheitsleistungen steigt, wechseln mehr medizinische Fachkräfte in den Ruhestand als nachbesetzt werden können. Zwei Entwicklungen, die sich gegenseitig bestärken und auf einen Versorgungsengpass zusteuern.
Infolgedessen steigt die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeitenden. Das gilt besonders für medizinische Fachangestellte (MFA), welche sich in einer wichtigen Schlüsselposition befinden, in der sie als “Aushängeschild” der Praxis fungieren und für das Wohlergehen der Behandelten verantwortlich sind.
Steigende Arbeitsbelastung für MFA
Die Aufgabenliste von MFA wächst kontinuierlich: Blutentnahmen, EKG-Messungen und weitere Untersuchungen sind längst nicht mehr die einzigen Aufgaben auf dem Tagesplan des medizinischen Fachpersonals. Neben der eigentlichen Patientenbehandlung müssen zahlreiche administrative Tätigkeiten, wie Terminvereinbarungen, Rezept- und Überweisungsbestellungen erledigt werden - und das gleichzeitig vor Ort und am Telefon. Meist haben die Patientinnen und Patienten in der Praxis Vorrang, weshalb das Telefon nahezu durchgehend klingelt. Hierdurch wird das Stresslevel im ohnehin fordernden Job enorm erhöht. Vor allem, weil im Umgang mit Erkrankten, neben umfangreicher Fachkenntnis, der zwischenmenschliche Aspekt nicht vernachlässigt werden darf.
Als Folge dieser steigenden Belastung geben 45 Prozent der MFA an, unzufrieden mit ihrem Job zu sein (Umfrage des Instituts der Privaten Krankenversicherungen). So wechseln MFA vermehrt in andere Berufe, wodurch es für Praxen und Kliniken immer schwieriger wird, die frei gewordenen Stellen neu zu besetzen und die Arbeitsbelastung für die verbleibenden MFA weiter ansteigt. Ein Teufelskreis, für den dringend eine Lösung gefunden werden muss.
Wie Praxen den Arbeitsplatz für MFA attraktiver gestalten
Wertschätzung entgegenbringen
Angesichts des steigenden Fachkräftemangels wird es immer wichtiger, bestehendes Personal an die Praxis zu binden, indem der Arbeitsplatz attraktiver gestaltet wird. Hierfür müssen Vorgesetzte ihren MFA die nötige Wertschätzung für ihre geleistete Arbeit entgegenbringen. Eine attraktive Vergütung sowie ein angemessener Umgang mit Überstunden stellen eine optimale Grundlage dar. Auch wenn Mehrarbeit sich nicht komplett vermeiden lässt, sollte diese weder als Regel noch als Selbstverständlichkeit betrachtet werden. Darüber hinaus sollten angesammelte Überstunden aktiv angesprochen und durch Freizeit oder über das Gehalt ausgeglichen werden.
Praxisklima optimieren
Sobald die Grundlagen geschaffen sind, ist es wichtig, das Praxisklima zu optimieren. Die meisten Vollzeit-Arbeitnehmer:innen verbringen mindestens 8 Stunden täglich, also ein Drittel ihres Tages, an ihrem Arbeitsplatz. Dementsprechend wichtig ist es, sich dort wohlzufühlen. Rein auf die Arbeitsumgebung bezogen reicht es häufig aus, die Praxis mithilfe von Pflanzen und angenehmer Beleuchtung einladender zu gestalten sowie moderne Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen.
Noch bedeutender ist jedoch die allgemeine Atmosphäre im Team. So erschwert ein ausgeprägter Zusammenhalt die Kündigung und bindet das medizinische Fachpersonal hierdurch an die Praxis. Der Rückhalt innerhalb der Belegschaft ist enorm wichtig, damit diese einen reibungslosen Ablauf in den Arbeitsprozessen gewährleisten können. Zur Stärkung des Teamzusammenhalts und der allgemeinen Zufriedenheit sind Maßnahmen wie gemeinsame Mittagessen oder Team-Events besonders empfehlenswert.
Um vorab zu prüfen, ob eine neue Arbeitskraft in das bestehende Team passt, bietet es sich an, Probetage zu vereinbaren. Außerdem kennt niemand die internen Abläufe so gut, wie die bereits in der Praxis beschäftigten MFA, weshalb Praxisinhaber:innen diese in den Einstellungsprozess mit einbeziehen und ihnen ein gewisses Mitspracherecht zusichern sollten.
Entlastung durch digitale Assistenz
Maßnahmen zur Schaffung einer angenehmen Praxisatmosphäre und zur Vermeidung von Überstunden klingen zwar gut, sind aber im Hinblick auf den Fachkräftemangel im Gesundheitsbereich schwierig umzusetzen. Je weniger Personal für die Versorgung der Patientinnen und Patienten zur Verfügung steht, desto stressiger wird der Praxisalltag. Dennoch sollten Praxisinhaber:innen darauf achten, dass der Arbeitsaufwand sich in einem zumutbaren Bereich bewegt. Gerade administrative Aufgaben erfordern immer mehr Kapazitäten der MFA und entsprechen zunächst nicht ihrem gewünschten Berufsbild. Ihre eigentliche Fachkompetenz liegt in der Vor- und Nachbereitung der Patientinnen und Patienten vor Ort und sollte vorwiegend dort eingesetzt werden, um eine optimale Behandlung gewährleisten zu können.
In den meisten Praxen muss der Telefondienst parallel zu den eigentlichen Aufgaben erledigt werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern schadet auch der Konzentration. MFA werden andauernd bei der Behandlung gestört oder aus ihrem Fokus gerissen und müssen sich anschließend erneut in ihre Aufgaben eindenken. Die Folgen sind Stress, Frustration und Unzufriedenheit. Zur Schaffung einer ruhigen Arbeitsatmosphäre lohnt sich der Einsatz digitaler Lösungen, wie dem virtuellen Telefonassistenten von VITAS. Hiermit bleibt die Praxis auch ohne störendes Telefonklingeln und Arbeitsunterbrechungen jederzeit erreichbar. Ein solcher digitaler Assistent nimmt eingehende Anrufe (z.B. Rezeptbestellungen) sprachbasiert und ohne umständliches Tastendrücken entgegen. So können MFA sich voll und ganz auf die Patientenbehandlung konzentrieren.
Regelmäßiger Austausch
Wie bereits erwähnt, ist es wichtig dem medizinischen Fachpersonal genügend Wertschätzung entgegenzubringen. Daher sollten neue Praxisabläufe und wichtige Entscheidungen in regelmäßigen Teammeetings besprochen werden, sodass MFA die Gelegenheit erhalten, ihre Meinung zu äußern. Darüber hinaus eignet sich der regelmäßige Austausch, um rechtzeitig über Anliegen und Probleme des Teams informiert zu sein und diese gegebenenfalls lösen zu können. Auf diese Weise wird eventuelle Unzufriedenheit frühzeitig erkannt, was der Abwanderung des Personals entgegenwirken kann.
Auch wenn der Fachkräftemangel in nahezu jeder Branche Einzug gehalten hat, ist die Situation im Gesundheitsbereich besonders angespannt. Laut Umfragen des MLP Gesundheitsreports ist mehr als jede fünfte Praxis unterbesetzt. Gleichzeitig sieht die Hälfte der niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten es als sehr schwierig an, offene Stellen neu zu besetzen. Für den erfolgreichen Betrieb einer Praxis ist es daher essentiell, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren, um hochqualifiziertes Fachpersonal zu behalten bzw. neu einzustellen.
Dieser Text ist in Zusammenarbeit mit dem aufstrebenden Nürnberger Startup VITAS entstanden, das eine branchenunabhängige Plattform für auf künstlicher Intelligenz basierende Telefonassistenten entwickelt hat. Damit haben Praxen jedes Fachbereichs die Möglichkeit, sich ohne technische Vorkenntnisse ihren individuellen Telefonassistenten zu konfigurieren. Diese sind jederzeit entsprechend der eigenen Anforderungen anpassbar und übernehmen bereits tausende Anrufe täglich -sprachbasiert und in hunderten Gesprächen gleichzeitig.
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