Effektive Meetings in der Praxis: So verbessern Sie den Ablauf

Veröffentlicht: 26.02.2019 | Lesezeit: 4 Minuten

Vier Personen, darunter zwei im weißen Arztkittel, sitzen an einem Tisch und besprechen Unterlagen. Eine Person in blauer medizinischer Kleidung hält ein Röntgenbild, während sie auf Klemmbrettdokumente deutet. Auf dem Tisch: ein Laptop & mehrere Stifte.

Ob unter Praxismitarbeitern, Büroangestellten oder Unternehmern: Geschichten über furchtbare Meetings kennt beinahe jeder. Warum Sie auf regelmäßige Besprechungen in Ihrer Praxis dennoch nicht verzichten können und wie diese besser angenommen werden:

Diese Meetings sind im Praxisalltag wichtig

Im Praxisalltag haben alle viel zu tun. Die Verlockung ist deshalb groß, Meetings einfach abzuschaffen oder gar nicht erst einzuführen. Auf den ersten Blick scheint das für alle Mitarbeiter eine Erleichterung zu bringen. Tatsächlich schaden Sie Ihrem Team aber damit, wenn Sie eine Besprechung einfach ausfallen lassen.

Mindestens drei regelmäßige Termine sollte es in jeder Praxis oder Klinik geben:

Personalgespräch

Einmal im Jahr sollte jeder Mitarbeiter Gelegenheit haben, unter vier Augen mit seinem Vorgesetzten zu sprechen. Ziel des Gesprächs ist es, sich über Erwartungen und Wünsche beider Seiten auszutauschen. Zum Start bietet es sich deshalb an, dem Mitarbeiter ein Feedback zu seiner bisherigen Leistung zu geben. Wie zufrieden ist der Vorgesetzte damit? Wo sieht er vielleicht noch Verbesserungsbedarf?

Auch als Angestellter sollten Sie über Ihre Erwartungen sprechen. Gibt es vielleicht Bereiche, in denen die Arbeitsabläufe optimiert werden könnten? Würden Sie gerne neue Aufgabengebiete kennenlernen oder sollte sich Ihre Stelle anderweitig entwickeln?

Beide Seiten sollten ein Protokoll dieses Gesprächs bekommen, indem die gemeinsamen Ziele festgehalten werden.

Auch wenn das Personalgespräch viel Zeit kostet, können Sie davon profitieren. Mitarbeiter haben rechtzeitig die Gelegenheit, Unzufriedenheit oder Probleme anzusprechen, sodass sie gelöst werden können. Zudem ist ein gutes Verhältnis untereinander wichtig, damit die Arbeit leicht von der Hand geht und alle Abläufe reibungslos funktionieren.

Team-Meeting

Einmal im Monat oder alle 14 Tage sollte das ganze Team zusammenkommen. Der Tag und die Uhrzeit stehen am besten schon weit im Voraus fest. Termine oder Patienten werden in dieser Zeit nicht angenommen. Vielmehr sollten sich alle eine Stunde bis 90 Minuten Zeit nehmen, miteinander zu sprechen.

Damit alles reibungslos läuft, ist die Planung des Teammeetings entscheidend. Ablauf und Agenda sollten bereits einige Tage vorher festgelegt werden. Zudem sollten nur Themen besprochen werden, die alle betreffen. Was auf dem kurzen Dienstweg geklärt werden kann, hat keinen Platz in der Besprechung. Die Verantwortung dafür können sich alle teilen. So kann sich jeder mal um die Agenda oder die Leitung des Meetings kümmern. So haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, sich einzubringen.

Ein Treffen aller Beteiligten ist sowohl bei kleinen als auch bei großen Teams wichtig. Im Alltag bekommt oft nicht jeder mit, was gerade beim anderen ansteht. Zudem führt eine offene und ehrliche Kommunikation untereinander zu einem besseren Arbeitsklima. Gemeinsam lässt es sich zudem leichter neue Ideen entwickeln oder Arbeitsabläufe optimieren.

Tägliche Absprache

Ob Zwei-Personen-Praxis oder großes Team mit mehreren Ärzten und Abteilungen, zehn bis fünfzehn Minuten bevor die Patienten kommen, sollten Sie kurz über den Tagesablauf sprechen. Gibt es heute Besonderheiten? Wer übernimmt welche Aufgabe? Oder müssen die Kollegen etwas beachten?

Solche Absprachen können natürlich auch in einzelnen Teams stattfinden. Die wenigen Minuten sollte sich aber jeder Zeit dafür nehmen. Denn eine tägliche Absprache sorgt dafür, dass im Alltag alles reibungslos läuft, keine Aufgaben vergessen werden und alle wissen, an wen sie sich im Notfall wenden sollten.

Tipps für ein gutes Meeting

Auch wenn Meetings wichtig sind, die meisten finden Sie dennoch langweilig und zäh. Mit ein paar Tipps können Sie die Besprechungen in Ihrer Praxis wesentlich verbessern:

Offen für Vorschläge bleiben
Jeder bringt in das Meeting eine eigene Perspektive mit. Davon können Sie profitieren, sofern Sie offen für andere Meinungen bleiben und Ideen nicht gleich abwinken.
Für eine angenehme Atmosphäre sorgen
Ein schöner Meetingraum, in dem jeder bequem Platz findet, ein paar Snacks und eine gelöste Stimmung schaffen eine gute Grundlage für das Gespräch.
Nehmen Sie sich Zeit
Während eines Meetings sollten Sie sich ganz auf das Gespräch konzentrieren. Für andere Aufgaben, dringende Anrufe oder die Patienten ist erst danach wieder Zeit. Schließlich sind Ihre Kollegen und Ihre Anliegen ebenfalls wichtig.
Halten Sie sich an Agenda und Ablauf
Oft schweifen wir in Meetings unbemerkt vom Thema ab. Damit das nicht passiert, ist ein klarer Ablauf und eine gut strukturierte Agenda entscheidend. Wer möchte, kann auch ein Zeitlimit für jeden Punkt festlegen oder die Gesprächszeit der einzelnen Teilnehmer begrenzen.