Urlaubsplanung in der Arztpraxis: So gelingt sie fair und rechtssicher

Aktualisiert: 18.04.2025 | Lesezeit: 5 Minuten

Nahaufnahme eines Fingers, der auf den 24. Mai (Mittwoch) in einem Monatskalender zeigt. Der Kalender enthält mehrere bunte Stecknadeln (rot und blau), die verschiedene Daten markieren. Der Hintergrund ist unscharf.

Eine optimierte Urlaubsplanung ist auch für Praxen wichtig. Einerseits für die Fairness und Transparenz im Team, aber auch für die Kommunikation nach außen. | © Wellnhofer Designs - stock.adobe.com

Eine strukturierte Urlaubsplanung ist essenziell für den reibungslosen Ablauf in Ihrer Arztpraxis. Sie stellt sicher, dass sowohl Patienten und Patientinnen kontinuierlich versorgt werden als auch Ihre Praxismitarbeiter:innen die nötige Erholung erhalten.

Doch wie lässt sich Urlaub so planen, dass sowohl der Praxisbetrieb als auch die Zufriedenheit im Team nicht zu kurz kommen? Und was gilt es rechtlich unbedingt zu beachten?

Gesetzlicher Urlaubsanspruch: Was Sie wissen müssen

Gemäß § 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) haben Arbeitnehmer:innen bei einer 6-Tage-Woche Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr. Bei einer 5-Tage-Woche reduziert sich dieser Anspruch entsprechend auf 20 Werktage. Für medizinische Fachangestellte (MFA) sieht der Manteltarifvertrag sogar 28 Arbeitstage bzw. 34 Werktage Urlaub vor; ab dem 55. Lebensjahr erhöht sich der Anspruch auf 30 bzw. 36 Tage.

Wichtig ist, dass der gesetzliche Mindesturlaub nicht unterschritten werden darf. Abweichungen nach oben sind jedoch jederzeit möglich und können individuell im Arbeitsvertrag oder durch betriebliche Vereinbarungen festgelegt werden.

Urlaubsanträge: So gehen Sie rechtssicher vor

Urlaub muss von den Praxismitarbeitern und Praxismitarbeiterinnen beantragt und von der Praxisleitung genehmigt werden. Ein einfaches Eintragen in den Urlaubsplan ohne ausdrückliche Zustimmung gilt rechtlich nicht als Genehmigung. Besonders bei geplanten Reisen ist eine schriftliche Bestätigung empfehlenswert, um Missverständnisse und mögliche arbeitsrechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Als Praxisinhaber:in sollten Sie Urlaubsanträge zeitnah prüfen und genehmigen oder ablehnen. Eine klare Kommunikation verhindert Unmut im Team und trägt zu einem positiven Arbeitsklima bei.

Urlaubsplanung im Team: Fairness und Transparenz

Eine transparente und faire Urlaubsplanung fördert die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen. Berücksichtigen Sie bei der Genehmigung von Urlaub soziale Aspekte, wie schulpflichtige Kinder oder familiäre Verpflichtungen. In Zeiten hoher Nachfrage, etwa während der Ferien, sollten klare Kriterien für die Urlaubsvergabe festgelegt werden, um Konflikte zu vermeiden.

Eine offene Kommunikation und die Einbindung des Teams in die Urlaubsplanung können dazu beitragen, dass sich alle Beteiligten fair behandelt fühlen.

Betriebsurlaub – wenn die Praxis geschlossen hat

Gerade in kleinen Arztpraxen ist es ganz normal, dass alle Mitarbeiter:innen einige Wochen im Jahr oder an Brückentagen gleichzeitig Urlaub nehmen. Schließlich können Sie nicht arbeiten, wenn der Arzt oder die Ärztin nicht da ist.

Kündigt der Praxisinhaber:in diesen Betriebsurlaub rechtzeitig an, sind die Mitarbeiter:innen verpflichtet Urlaub zu nehmen. Es gibt allerdings einige Ausnahmen:

Den Praxismitarbeitern und Praxismitarbeiterinnen muss immer noch ausreichend Urlaub zur Verfügung stehen, den sie selbst planen können. Eine einheitliche Vorgabe, wie viele Urlaubstage davon betroffen sind, gibt es nicht. Je nach Tarifvertrag und Bundesland werden zwischen zwei Wochen, 3/5 des Jahresurlaubs und die Hälfte aller Urlaubstage empfohlen.
Urlaub kann nur angeordnet werden, wenn wirklich alle Mitarbeiter:innen einer Praxis frei haben. Es kann also nicht nur ein Teil der Belegschaft verpflichtet werden, Urlaub zu nehmen, um etwa ruhigere Tage zu überbrücken.
Auch bei einem Praxisurlaub sollten Sie soziale Aspekte bedenken. Haben Ihre Mitarbeiter:innen etwa alle Kinder, sollte er in den Ferien stattfinden, sofern dies möglich ist.

Insgesamt ist es zu empfehlen, neue Praxismitarbeiter:innen bereits bei einem Bewerbungsgespräch auf Betriebsurlaub hinzuweisen und alle möglichst früh über den Zeitpunkt zu informieren, am besten schon am Anfang des Jahres.

Urlaubstage auf das nächste Praxis-Jahr übertragen

Meist fällt erst kurz vor Jahresende auf, dass der bzw. die eine oder andere Praxismitarbeiter:in noch Urlaubstage übrighat, die er bzw. sie nehmen sollte. Viele gehen davon aus, dass diese einfach ins nächste Jahr übertragen werden und dann bis 31.03. genommen werden müssen. So einfach ist das allerdings nicht.

Einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin kann nur in Ausnahmefällen verweigert werden, seinen Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr zu bekommen. Das heißt, nur wenn ein personeller Engpass oder eine andere potentielle Schädigung des Betriebs vorliegt, können Praxisinhaber:innen vorschreiben, den Urlaub zu übertragen. Dieser muss dann tatsächlich bis 31.03. eingetragen und genehmigt werden.

Anders sieht es aus, wenn der bzw. die Praxismitarbeiter:in sich wünscht, den Urlaub mit ins nächste Jahr zu nehmen. Dann ist es ihm bzw. ihr freigestellt gemeinsam mit den Vorgesetzten eine Regelung zu treffen, zum Beispiel auch, dass die Urlaubstage irgendwann im nächsten Jahr genommen werden.

Urlaubstage sind zur Erholung da. Sie können, entgegen der allgemeinen Meinung, nicht ausbezahlt oder mit einem Bonus abgegolten werden. Nur wenn das Arbeitsverhältnis endet, ist dies möglich.

Urlaub und Krankheit: Was gilt?

Erkrankt ein(e) Mitarbeiter:in während des Urlaubs, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet, sofern eine ärztliche Bescheinigung vorliegt. Bei Erkrankungen im Ausland muss die Arbeitsunfähigkeit ebenfalls durch ein ärztliches Attest nachgewiesen und der bzw. die Arbeitgeber:in unverzüglich informiert werden.

Wissenschaftliche Erkenntnisse: Warum Urlaub so wichtig ist

Studien zeigen, dass regelmäßige Erholungsphasen die Gesundheit und Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen fördern. Eine Langzeitstudie der Universität Helsinki belegt sogar, dass zu wenig Urlaub die Sterblichkeit erhöhen kann. Daher ist es im Interesse Ihrer Praxis, auf eine ausgewogene Work-Life-Balance zu achten.

Praktische Tipps für die Urlaubsplanung in Ihrer Praxis

Frühzeitige Planung: Erstellen Sie einen Urlaubsplan zu Beginn des Jahres, um Engpässe zu vermeiden.
Vertretungsregelungen: Sorgen Sie für klare Vertretungen, damit der Praxisbetrieb reibungslos weiterläuft.
Kommunikation: Informieren Sie Ihr Team regelmäßig über den aktuellen Stand der Urlaubsplanung.
Flexibilität: Seien Sie offen für individuelle Wünsche und suchen Sie gemeinsam nach Lösungen.

Fazit

Eine durchdachte Urlaubsplanung ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Arztpraxis. Sie trägt zur Zufriedenheit Ihres Teams bei, sichert die kontinuierliche Versorgung Ihrer Patienten und Patientinnen und fördert ein positives Arbeitsklima. Wenn Sie die gesetzlichen Rahmenbedingungen und wissenschaftlichen Erkenntnisse nutzen, können Sie faire und effektive Urlaubsregelungen etablieren.

Quellen

Urlaubsplanung in der Arztpraxis: https://www.virchowbund.de/personal/personalverwaltung/urlaubsplanung, aufgerufen am 14.04.2025
Urlaubsreif: So profitieren Sie und Ihre Patienten lange von Ferien: https://www.aerztezeitung.de/Panorama/So-profitieren-Sie-und-Ihre-Patienten-lange-von-Ferien-256361.html, aufgerufen am 14.04.2025
Praxisurlaub vorbereiten: Checkliste für Ärzte und MFA: Worauf Sie achten müssen, bevor der Praxisurlaub beginnen kann: https://www.doccheck.com/de/detail/articles/33098-praxisurlaub-vorbereiten, aufgerufen am 14.04.2025

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