Personalmanagement für Arztpraxen optimieren

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Ein gutes Personalmanagement macht alle zufriedener: Angestellte, Ärztinnen und Ärzte und auch PatientInnen. Durch eine gute Organisation lässt sich die Zufriedenheit im Team steigern und die Arbeitszeiten sowie Aufgaben sind klar organisiert, wodurch sich am Ende auch die Wartezeiten für die PatientInnen verkürzen. Setzen Sie auf digitale Programme, um die Arztpraxis optimal aufzustellen. Wir erklären Ihnen im Folgenden, worauf Sie dabei achten sollten.

Was versteht man unter Praxismanagement?

Zum Praxismanagement gehört:

  • die Praxisorganisation,
  • die Verwaltung von PatientInnen,
  • das Qualitätsmanagement,
  • Abrechnungen sowie
  • die Behebung von Konflikten. 

Je digitaler Sie dabei aufgestellt sind, desto besser ist die Übersichtlichkeit. Digitale Patientenakten, online Terminvergabe oder elektronische Medikationspläne, alles macht den Alltag in der Arztpraxis einfacher. Heutzutage wird das Praxismanagement häufig noch manuell umgesetzt. So werden Dienst und Urlaubsplänen per Hand geschrieben und auch die Arbeitszeiterfassung mit Excel gelöst.

Das birgt Fehlerquellen und nur wenig Spielraum für individuelle Wünsche. Digitale Anwendungen erleichtern den Arbeitsalltag enorm. Abläufe werden automatisiert sowie beschleunigt und die Informationen können von überall aus aufgerufen werden. Teilen Sie Ihre Angestellten anhand persönlicher Vorlieben und Verfügbarkeiten in den Dienstplan ein und weisen Sie parallel Arbeitsbereiche und Behandlungszimmer zu. Das geht komplett digital, sodass sichergestellt wird, dass alle Bereiche abgedeckt und die MitarbeiterInnen fair verteilt werden. Dadurch behalten Sie dauerhaft den Überblick und sorgen für ein einwandfreies Praxismanagement.

Ist die Arbeitszeiterfassung für Arztpraxen Pflicht?

Seit Mitte 2019 müssen ArbeitgeberInnen die Erfassung der täglichen Arbeitszeit sicherstellen. Die Dokumentation ist somit gesetzlich quasi zur Pflicht geworden. Voraussetzung für eine effiziente Personaleinsatzplanung ist, immer den Überblick über die Stundenkonten der Angestellten zu bewahren. So wird dauerhaft sichergestellt, dass genügend qualifizierte MitarbeiterInnen verfügbar sind, um die einzelnen Behandlungsräume auszulasten. Das wirkt sich wiederum positiv auf die Wartezeiten der PatientInnen aus.

Innerhalb dieser Systeme können auch flexible Arbeitszeitmodelle integriert werden. Zudem können sich die MitarbeiterInnen innerhalb einer solchen Software ein- und ausstempeln. Per Drag and Drop können Dienste vergeben werden oder die Angestellten bewerben sich gezielt darauf. Das macht den Arbeitsalltag flexibel und alle MitarbeiterInnen können sich ihre Dienste aussuchen.

Prozessorganisation und Prozessoptimierung in der Arztpraxis

Der Alltag in einer Arztpraxis ist sehr schnelllebig, täglich gehen viele PatientInnen ein und aus. Daher müssen die Prozesse klar organisiert und optimiert sein. Dazu zählt insbesondere eine klare Raum- und Aufgaben-Planung. Besonders komplex ist es, wenn das Personal auf mehrere Standorte verteilt ist oder MitarbeiterInnen mit unterschiedlichen Qualifikationen eingestellt sind.

Durch eine digitale Software können diese Prozesse automatisiert werden: Alle Daten kommen in einem Programm zusammen, wie Patiententermine, Aufgaben, die an den einzelnen Tagen anfallen, Behandlungsräume und Arbeitszeiten. Auf einen Blick können Sie erkennen, welche Prozesse notwendig sind, um den Praxisalltag möglichst effizient zu gestalten. So können Sie die Organisation zentralisiert angehen.

Teamorientierung ist der Schlüssel für eine effiziente Personalplanung

Weisen Sie in digitalen Dienstplänen gezielt, je nach Verfügbarkeit, MitarbeiterInnen bestimmten Arbeitsbereichen oder Behandlungszimmern zu. So wissen alle immer, wann und wo, was zu tun ist. Das gesamte Team behält stets den Überblick über die Personalplanung. Das macht alle Prozesse sehr transparent und effizient.

Kombinieren Sie Dienst-, Raum und Aufgabenplanung

Durch eine digitale Software können Termine oder Aufgaben direkt einzelnen Schichten zugewiesen werden. Zudem können Räume hinterlegt werden, wodurch Sie Dienst-, Raum- und Aufgaben-Planung kombinieren. Täglich können sich alle MitarbeiterInnen über den aktuellen Stand informieren und zudem flexibel auf Änderungen reagieren.

Digitalisieren Sie die Prozesse innerhalb Ihrer Arztpraxis, um für ein effizientes Personalmanagement zu sorgen. Das vereinfacht nicht nur Ihre Arbeit, sondern sorgt auch bei PatientInnen und Angestellten für eine höhere Zufriedenheit.

Dieser Beitrag ist in Kooperation mit Papershift entstanden. Papershift ist ein führender Anbieter für Dienstplanungs- und Zeiterfassungssoftware im deutschsprachigen Raum mit Sitz in Karlsruhe. Bereits über 200.000 Nutzer vertrauen Papershift um ihre Personaleinsatzplanung zu optimieren.