Was bedeutet die Entgelttransparenz Richtline für Ihre Praxis?

Aktualisiert: 07.11.2025 | Lesezeit: 7 Minuten

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Ein Arzt tippt auf einem Tablet. Im Hintergrund die EU-Flagge.
Schon jetzt sollten Sie sich auf die Entgeltstransparenz-Richtline vorbereiten. | © Rawf8 - stock.adobe.com

Bis Juni 2026 muss sie gesetzlich umgesetzt sein, die EU Richtlinie zur Entgelttransparenz. Noch ist also Zeit, sich darauf vorzubereiten - und das sollten Sie auch tun, denn zumindest teilweise betrifft sie alle Praxen.

Was ist die Entgeltstransparenz-Richtline?

Die Entgeltstransparenz-Richtline ist eine Vorgabe der EU, die in allen Mitgliedstaaten gesetzlich umgesetzt werden muss. Sie soll den Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche Arbeit“ voranbringen und insbesondere die Lohnlücke zwischen Männern und Frauen schließen. Dafür beinhaltet sie etwa ein Auskunftsrecht über Gehalts-Kriterien und durchschnittliche Entgelte, eine Offenlegung der Gehaltsspanne während des Bewerberprozesses sowie eine Berichtspflicht für Unternehmen ab 100 Mitarbeiter:innen.

Für die Umsetzung braucht es auch in Deutschland neue gesetzliche Regelungen. Wahrscheinlich wird dafür das Entgelttransparenzgesetz von 2017 verschärft. Das Gesetzgebungsverfahren hierfür soll noch Ende 2025 starten.

Dieser Teil der Entgeltstransparenz-Richtline gilt für alle Arbeitgeber

Anders als das aktuell geltende Entgelttransparenzgesetz von 2017 sieht die Richtlinie der EU-Regelungen zu Lohntransparenz unabhängig von der Größe Ihrer Praxis vor. Sie gelten für alle Menschen, die einen Arbeitsvertrag haben oder in einem Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen stehen, also auch Teilzeitkräfte, Mini-Jobber:innen oder befristete Kräfte.

Rechte für Mitarbeiter:innen

Ab dem oder der ersten Angestellten können Mitarbeiter:innen Auskunft verlangen zu

  • der eigenen individuellen Entgelthöhe,
  • der durchschnittlichen Entgelthöhe nach Geschlecht und
  • der durchschnittlichen Entgelthöhe der Kollegen und Kolleginnen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.

Die Auskunft muss innerhalb einer angemessenen Frist spätestens aber nach zwei Monaten erfolgen.

Zudem dürfen Ihre Angestellten nicht daran gehindert werden, offen über ihr Gehalt zu sprechen. Entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag sind unzulässig.

Was ist, wenn ich keine Mitarbeiter in einer vergleichbaren Position habe?

Bei nur einem oder einer Mitarbeiter:in für die Rolle, zum Beispiel als Empfangskraft, kann kein durchschnittliches Entgelt für eine Gruppe gebildet oder angegeben werden. Allerdings muss es für die Gehaltshöhe immer noch klare Kriterien geben, über die Sie informieren müssen. Ist das nicht der Fall, kann der oder die betroffene Mitarbeiter:in klagen. Als Referenz gilt hier beispielsweise der Marktwert oder entsprechende Tarifverträge.

Rechte für Bewerber:innen vor dem Arbeitsantritt

Bewerber:innen müssen die Möglichkeit fundierter und transparenter Verhandlungen erhalten. Deshalb müssen Sie ihnen Informationen über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne bereitstellen, zum Beispiel in der Stellenbeschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch.

Pflichten der Arbeitgeber:innen

Neben der Pflicht auf Auskunft müssen Sie als Arbeitgeber:in auch Informationen bereitstellen. Dies betrifft vor allem zwei Bereiche:

  • Die Kriterien, nach denen Entgelt, Entgelthöhe und Entgeltentwicklung festgelegt wird.
  • Eine jährliche Erinnerung für alle Mitarbeiter:innen, zum Auskunftsrecht sowie wie dieses wahrgenommen werden kann.

Mitarbeiter:innen, die von Ihrem Auskunftsrecht gebrauch machen oder Beschwerde wegen ungleicher Bezahlung einreichen, dürfen deshalb nicht gekündigt werden.

Wichtig

Bisher ist die EU Richtline in Deutschland nicht gesetzlich umgesetzt. Einige Experten und Expertinnen gehen davon aus, dass hierzulande strengere Regelungen oder frühere Fristen gelten könnten.

Vorbereitung Entgelttransparenz Richtlinie: Was Sie jetzt tun sollten!

Ja, bis Juni 2026 ist noch viel Zeit und noch wissen Sie nicht genau, was bis dahin gesetzlich in Deutschland gelten wird. Dennoch sollten Sie sich jetzt schon Zeit nehmen, sich auf die neuen Regelungen vorzubereiten. Dafür gibt es vier Gründe:

  • Sollten Sie feststellen, dass ihre bisherigen Gehälter nicht fair waren oder keinen klaren Kriterien folgen, bleibt Zeit für Anpassungen.

  • Kriterien und Lohnstufen, die stimmig sind und von allen Mitarbeiter:innen als fair empfunden werden, sollten gut durchdacht sein und nicht innerhalb von wenigen Stunden festgelegt werden.

  • Eventuell brauchen Sie Unterstützung bei der Umsetzung, etwa Auskünfte von Ihrem Lohnbüro oder Steuerberater:in. Je dringender eine Umsetzung wird, desto mehr Anfragen werden diese auch bekommen.

  • Noch haben Sie die Möglichkeit alle Aufgaben ohne Stress und in einem Moment zu erledigen, in dem es für Sie passt.

Schritt 1: Aktuelle Situation erfassen

  • Holen Sie alle Infos zu Lohn- und Gehaltsstrukturen ein und erfassen Sie diese an einem zentralen Ort, zum Beispiel in einer Liste. Dabei sollten Sie besonders nach Stelle / Funktion, Qualifikation, Verantwortung und gegebenenfalls Geschlecht aufschlüsseln.

  • Dokumentieren Sie, woher Ihre Entgeltdaten stammen (z. B. Lohnbuchhaltung, Software, externe Abrechnung). Das erleichtert die Aktualisierung der Daten und Anpassungen nach der gesetzlichen Umsetzung in Deutschland.

  • Notieren Sie die Kriterien, nach denen Entgelte bei Ihnen aktuell festgelegt werden (z. B. Dienstalter, fachliche Qualifikation, Leitungsfunktion, Marktvergleich).

  • Prüfen Sie Ihre Arbeitsverträge, ob sie eine Verschwiegenheitsklausel zum Gehalt enthalten.

Schritt 2: Kriterien und Gehaltsspannen festhalten

  • Teilen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in Gruppen nach gleichen oder gleichwertigen Tätigkeiten ein (z. B. Empfang, Labor, Assistenz, Ausbildung).

  • Ermitteln Sie das durchschnittliche Entgelt nach Geschlecht und für gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten.

  • Definieren Sie eine einheitliche interne Gehaltslogik, zum Beispiel verschiedene Gehaltsstufen nach Erfahrung, Qualifikation und Betriebszugehörigkeit, die für jede Gruppe gelten. Das Entgelt wird dann je nach Rolle angepasst. Orientierung bieten hier etwa Tarifverträge oder Marktwerte (z. B. Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit).
Was ist, wenn Ihre aktuellen Gehälter nicht den festgelegten einheitlichen Kriterien entsprechen?

Wenn die aktuellen Gehälter nicht zu den neu definierten Kriterien passen, gibt es keine Vorschriften sie direkt anzupassen, es gibt aber einen Handlungs- und Begründungsbedarf.

Ihre neu festgelegte Gehaltslogik muss bei allen zukünftigen Entgelten angewandt werden. Für bestehende Gehälter, die dieser nicht folgen, braucht es eine dokumentierte und nachvollziehbare Begründung, also zum Beispiel zusätzliche Aufgaben oder Qualifikationen. Diese können Sie in Ihrer Liste aller Entgelte vermerken. Gibt es keinen nachvollziehbaren und nachweisbaren Grund für Unterschiede, sollten die Gehälter an Ihre neuen Kriterien schriftweise angepasst werden.

Dabei ist vor allem eine offene Kommunikation „Wir überprüfen alle Gehälter nach unseren neuen Kriterien“ und ein Handeln zu Gunsten der Mitarbeiter:innen wichtig. Nehmen Sie also keine heimlichen Kürzungen vor oder vergeben plötzlich mehr Aufgaben, sondern passen Sie Entgelte bei der nächsten Gehaltserhöhung an oder führen Sie Fortbildungen beziehungsweise andere Zusatzqualifikationen durch.

Schritt 3: Recruitings- und Bewerbungsprozess anpassen

  • Passen Sie die Arbeitsverträge gegebenenfalls an und entfernen Sie die Klausel zum Stillschweigen über das Gehalt.

  • Ergänzen Sie Ihre üblichen Abläufe um die geplante Gehaltsspanne. Wann wird diese festgelegt und wo möchten Sie sie nennen? Sie können diese etwa in Stellenausschreibungen aufnehmen oder bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch nennen.

  • Schulen Sie Führungskräfte zum Umgang mit Gehaltsfragen in Vorstellungsgesprächen (Keine Fragen zu bisherigen Gehältern).

Schritt 4: Vorbereitungen auf das Auskunftsrecht

  • Legen Sie eine(n) Verantwortliche(n) fest, der oder die die Daten aktuell hält und für Auskunftsersuche zuständig ist.

  • Diese(r) sollte gemeinsam mit Ihnen einen Auskunfts-Prozess planen:
    • Wie können Mitarbeiter:innen um Auskunft ersuchen? (z. B. E-Mail, schriftlich, mündlich)

    • Wie erhalten sie die Auskunft? Erstellen Sie gerne auch eine Vorlage, in die nur noch entsprechende Zahlen eingetragen werden müssen.

    • Wie werden Mitarbeiter:innen jährlich über das Auskunftsrecht informiert? (z. B. Feedbackgespräch, Mitarbeiterversammlung)

    • Wann müssen Sie die Auskunft spätestens erhalten? (gesetzliche Frist nach zwei Monaten)
  • Überlegen Sie, wie Sie die Entgeltdaten regelmäßig aktualisieren (z. B. jährlich nach Gehaltsrunde oder Anpassungen).
Beachten Sie den Datenschutz

Geben Sie keine individuellen Namen oder personenbezogenen Details weiter, sondern nur Durchschnittswerte für Vergleichsgruppen. Ein durchschnittliches Entgelt kann dabei erst ab drei Personen angegeben werden, denn sonst können direkte Rückschlüsse auf das Gehalt einzelner gezogen werden. Erst ab fünf bis sechs Personen gelten Durchschnittswerte datenschutzrechtlich als unbedenklich und anonymisiert.

Mitarbeiter und Bewerber informieren: So profitieren Sie von den Vorbereitungen schon jetzt

Nach der EU-Richtlinie müssen Sie Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen erst ab Juni 2026 informieren. Sind Ihre Vorbereitungen abgeschlossen, können Sie diese allerdings sofort für Ihre Praxis nutzen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Veröffentlichen Sie die Ziele für faire und transparente Löhne auf Ihrer Karriereseite. Weisen Sie auf Ihre einheitliche Gehaltslogik hin, um Bewerber:innen zu überzeugen.

  • Nehmen Sie Gehaltsspannen schon jetzt in Stellenausschreibungen auf, um die Verhandlungen für beide Seiten zu vereinfachen.

  • Berufen Sie eine Mitarbeiterversammlung ein und stellen Sie die neuen Richtlinien und Ziele vor, um sich den Mitarbeiter:innen als faire(r) und moderne(r) Arbeitgeber:in zu präsentieren.

  • Geben Sie Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, schon jetzt über Gehaltsunterschiede oder das Gefühl einer unfairen Entlohnung zu sprechen (auch anonym), um Kündigungen zu vermeiden.

  • Gerade weil Sie sich früher als viele andere, um die Umsetzung der Richtlinie kümmern, gibt Ihnen das die Gelegenheit, sich als gute(r) und faire(r) Arbeitgeber:in herauszustellen.

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Quellen:

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