No Show: Was tun, wenn Patienten nicht zum Arzttermin erscheinen?

Aktualisiert: 15.01.2026 | Lesezeit: 5 Minuten | Elisabeth Maußner

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Arzt im weißen Kittel, mit einem Stethoskop um den Hals, sitzt hinter einem Tisch. Im Vordergrund des Bildes steht eine klassische Weckuhr, die kurz vor 10:10 Uhr zeigt. Daneben befindet sich ein Kalender, bei dem der 12. Tag des Monats rot umkreist ist.
Nicht wahrgenommene oder kurzfristig abgesagte Termine sind für Praxen ein großes Problem. Sind Ausfallhonorare legal und wie senkt man die No-Show-Quote? | © doucefleur - stock.adobe.com

Das Wartezimmer ist voll, diese Woche sind nur noch die Notfalltermine frei und dann das! Der Patient oder die Patientin, den bzw. die sie als Nächstes aufrufen sollten, ist nicht erschienen. Manche würden jetzt sagen: "Kann ja mal passieren, dass man einen Termin vergisst." Andere dagegen sind weniger versöhnlich.

No Shows sind auch in Arztpraxen ärgerlich. Bis zu 20 Prozent der Patienten und Patientinnen tauchen nach einer Online-Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) erst gar nicht zu einem Termin auf. Oftmals sind es immer die gleichen Patienten und Patientinnen, die einen Termin vergessen. Gleichzeitig gibt es noch viele andere, die dringend auf einen Arzttermin warten. Zudem müssen Sie trotzdem die laufenden Kosten tragen. Was also können Sie tun, wenn ein Patient oder Patientin nicht zu einem Arzttermin erscheint?

Ausfallhonorar: Können Sie für verpasste Arzttermine eine Rechnung schreiben?

Die Kassenärztliche Vereinigung (KVB) fordert schon länger eine Ausfallgebühr, die von den gesetzlichen Krankenkassen übernommen werden soll; gerade, wenn Termine über die Terminservicestelle der jeweiligen Kasse gebucht und nicht wahrgenommen werden. Eine entsprechende Verordnung wird es aber wohl auch in den nächsten Jahren nicht geben. Unter Umständen können Sie einen verpassten Termin allerdings direkt dem Patient oder der Patientin in Rechnung zu stellen.

Ein Grundsatzurteil für ein Ausfallhonorar oder eine No Show-Gebühr bei Ärzten und Ärztinnen gibt es nicht. Inzwischen können Sie sich allerdings an einigen kleinen Urteilen orientieren. Die Amts- und Landesgerichte legen dafür mehrere, teils unterschiedliche Voraussetzungen fest.

Demnach ist eine Rechnung für einen verpassten Arzttermin möglich, wenn

  • dieser in einer Bestellpraxis vereinbart wurde
  • und es keine Möglichkeit gab, ihn anderweitig zu besetzen oder die Zeit für Verwaltungsaufgaben zu nutzen.

Dabei liegen Sie in der Beweispflicht. Das bedeutet, möchten Sie einen verpassten Arzttermin in Rechnung stellen, müssen Sie darlegen, dass der Termin nicht kurzfristig anderweitig vergeben werden konnte.

Die Beweispflicht kann entfallen, sofern Sie Ihre Patienten und Patientinnen im Voraus über eine mögliche Gebühr bei Nichterscheinen informieren. So können Sie etwa festlegen, dass eine Absage ohne triftigen Grund mindestens 24 Stunden vor dem Termin erfolgen muss. Patienten und Patientinnen müssen darüber vor der Terminvergabe schriftlich informiert werden. Ein kurzer Absatz in den AGB reicht nicht aus. Im Idealfall lassen Sie den Patienten oder die Patientin ein entsprechendes Dokument, z.B. einen Behandlungsvertrag, unterschreiben und bewahren es in der Akte auf. 

Wie hoch darf das Ausfallhonorar sein?

Möchten Sie einen verpassten Arzttermin in Rechnung stellen, orientiert sich die No Show-Gebühr an Ihrem üblichen Honorar für die entsprechende Behandlung. Materialkosten müssen davon abgezogen werden. Sie können auch eine Pauschale für alle Patienten und Patientinnen festlegen. Diese muss aber auch für alle verpassten Termine angemessen sein.

No Show Rate verbessern

Ob gesetzlich oder privat versichert, ein Ausfallhonorar muss der Patient oder die Patientin immer selbst entrichten. Dennoch verzichten viele Praxen darauf. Denn selten erfüllt ein nicht wahrgenommener Arzttermin alle oben genannten Kriterien. Der Aufwand ist für die wenigen Fälle meist zu hoch. Es gibt aber noch weitere Maßnahmen, um die No Show-Rate zu verbessern:

  • Keine Termine nach mehrmals unentschuldigtem Fehlen?
    Patienten und Patientinnen, die gleich mehrmals zu einem Termin nicht erscheinen oder immer wieder kurzfristig absagen, sind besonders ärgerlich. Einige Praxen bieten diesen deshalb nach einer bestimmten Zahl an „Fehlzeiten“ keine Termine mehr an. Privatärzte und Privatärztinnen können ihre Patienten und Patientinnen frei wählen. Auch als Vertragsarzt bzw. Vertragsärztin können Sie unter Umständen jemanden abweisen; etwa wenn bei einer laufenden Therapie einzelne Termine unentschuldigt verpasst werden oder Sie allgemein überlastet sind.

  • Termin-Erinnerungen schicken
    Gerade Arzttermine, die Wochen oder Monate im Voraus vereinbart wurden, werden leicht vergessen. Dagegen kann eine kurze Erinnerung für Patient oder Patientin helfen. Je nach Ihrer Praxissoftware können Sie dafür automatische Tools nutzen. Diese verschicken kurz vor dem Termin eine SMS oder E-Mail an den Patienten oder die Patientin. So wird er bzw. sie rechtzeitig daran erinnert oder kann noch frühzeitig absagen.
    Vielleicht nutzen Sie ja eine Online-Terminbuchungssoftware. Diese übernimmt den Versand von Termin-Erinnerungen in der Regel automatisch. 
Wussten Sie schon?

In Ihrem ärzte.de-Profil können Sie mit wenigen Klicks einen Link zu Ihrer Online-Terminbuchungslösung einbinden. Wie das funktioniert: Online-Buchungslink kostenfrei ins Profil einfügen.

Voraussetzung ist, dass Sie sich bei ärzte.de registriert haben. Auch diese Registrierung ist kostenlos und mit dem neuen Login-Bereich bieten wir Ärztinnen, Ärzten, Heilberufler:innen und Kliniken exklusive Funktionen und Services.

  • Absage-Gründe minimieren
    Ist bei Ihnen die No Show-Rate sehr hoch oder plötzlich gestiegen, kann es sinnvoll sein, sich intensiver mit dem Thema auseinanderzusetzen. Notieren Sie sich einige Zeit lang, welche Gründe bei einer Absage genannt werden. Im Idealfall rufen Sie Patienten und Patientinnen, die unentschuldigt einen Termin verpasst haben, an und fragen genauer nach. Anschließend können Sie Problemfelder feststellen und Ihre Abläufe entsprechend anpassen.
  • selbst Vorbild sein
    Fehlen Patienten und Patientinnen unentschuldigt oder sagen sehr kurzfristig ab, respektieren Sie Ihre Planung und Zeit nicht. Das Gleiche gilt allerdings auch umgekehrt. Lange Wartezeiten oder häufige Terminabsagen führen vielleicht dazu, dass Ihre Patienten und Patientinnen die Terminvereinbarung mit Ihnen eher locker sehen. Sind Sie dagegen verlässlich zum vereinbarten Zeitpunkt für sie da, gibt es in der Regel auch weniger Verspätungen und verpasste Termine. Wir haben einige Tipps zur Optimierung der Wartezeit im Wartezimmer zusammengestellt.

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Quellen

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