Termine online vergeben – wie hilfreich sind Online-Tools?

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Zeitmanagement im Praxisalltag ist ein Thema, das fast alle Praxismitarbeiter und Ärzte beschäftigt. Dank verschiedener Services wie einem externen Dienstleister für den Telefondienst, lässt sich die dadurch frei gewordene Zeit im Arbeitsalltag besser nutzen. Um Ihnen eine weitere Möglichkeit der Zeitersparnis vorzustellen, haben wir eine neue und moderne Lösung unter die Lupe genommen:

Online-Terminbuchung für ein effizienteres Zeitmanagement

Das Telefon ist bis heute, sowohl für Patienten als auch medizinischem Personal, das wichtigste Kommunikationsmittel. Täglich gehen unzählige Anrufe mit den unterschiedlichsten Anliegen in einer Praxis ein, sei es eine gewünschte Überweisung oder weil ein neues Rezept nötig ist. Häufig handelt es sich dabei auch um die Terminanfrage von Patienten. Hierbei geht oft die meiste Arbeitszeit verloren. Freie Termine müssen mitgeteilt, individuelle Bedürfnisse berücksichtigt und dann der bestmögliche Konsens gefunden werden.

Für Sie und Ihre Mitarbeiter gibt es eine Reihe von Hilfsmitteln, um die Verwaltung von Terminen einfacher und effizienter zu gestalten. Besonders beliebt sind seit kurzem Online-Terminbuchungstools. Diese sind eine konsequente Weiterentwicklung der klassischen Terminanfrage. Der Patient kann direkt an dem Ort seinen Termin buchen, an dem er sich Informationen über Ihre Praxis einholt: Ihrer Homepage.
Wie ein solches Tool funktioniert und welche Vorteile Sie davon haben können, hat uns Andreas Maier, Projektleiter des neuen Online-Terminbuchungstools „visita“ erklärt:

Welche Vorteile bietet ein Online-Terminbuchungstool wie visita?

Ein Terminbuchungstool unterstützt den Patienten dabei, leichter und schneller an einen Arzttermin zu kommen. Dafür werden wichtige Informationen für die Terminvereinbarung schon auf der Website bereitgestellt. Bei einem klassischen Telefonat muss der Patient zunächst anrufen, eine Mitarbeiterin in der Praxis erreichen, sein Anliegen mitteilen und erst danach beginnt die eigentliche Terminvereinbarung.

Genau hier setzen Online-Terminbuchungstools wie visita an. Welche Termine einer Praxis oder eines MVZs für die gewünschte Behandlungsart noch verfügbar sind, kann der Patient direkt auf der Praxishomepage einsehen. So kann er sich seinen Wunschtermin selbst aussuchen und vereinbaren.

Wie läuft die Terminvereinbarung über ein solches Tool ab?

Um dem Patienten verfügbare Termine anzuzeigen, müssen praxisseitig zunächst die möglichen Termine konfiguriert werden. So können zum Beispiel jedem Behandler verschiedene Zeiten zugeordnet werden, die für einzelne Behandlungsarten angedacht sind. Genauso ist es möglich generell verfügbare Sprechzeiten darzustellen.

Nachdem vonseiten der Praxis alle wichtigen Daten definiert und eingegeben wurden, kann es sofort mit der Terminvergabe losgehen.

Ein Patient hat nun einen Termin in der Praxis gebucht. Wie wird sichergegangen, dass der Termin nicht vergessen wird?

Eine Sicherheit, dass der Patient den Termin nicht vergisst, kann kein Anbieter eines Online-Terminbuchungstools geben. Für die Einhaltung ist er selbst verantwortlich.
Um einen Terminausfall aber so gut wie möglich zu vermeiden, bekommt der Patient direkt nach der Buchung eine E-Mail zugeschickt. In dieser stehen noch einmal zusammengefasst alle wichtigen Informationen wie Datum, Zeit und Ort des Termins sowie weshalb er vereinbart wurde.
Weiterhin enthält diese Mail eine kleine Datei, mit der der Termin automatisch zum eigenen digitalen Kalender hinzugefügt werden kann.

Als weiteren Service erhält der Patient, am Tag, bevor er in der Praxis erscheinen soll, eine zusätzliche Benachrichtigung, die an die bevorstehende Behandlung erinnert.

Welche technischen Voraussetzungen und welches Wissen müssen in einer Praxis vorhanden sein?

Die technischen Voraussetzungen selbst sind sehr simpel. Ärzte und Heilberufler die visita nutzen wollen, benötigen ausschließlich eine funktionierende Internetverbindung, einen Computer sowie eine Homepage, auf der das Tool eingebunden werden kann. Logo des Online-Terminbuchungstools visita von arzttermine.de

Ein solches Werkzeug einzubauen, erfordert dennoch ein grundsätzliches Verständnis für den Aufbau einer Website. Egal ob die Seite nun selbst betrieben und gepflegt wird oder ein externer Dienstleister wie ATWeb von arzttermine.de dafür verantwortlich ist: Mit dem richtigen Basiswissen dauert der Einbau wenige Minuten.

Es gibt mittlerweile vermehrt Gemeinschaftspraxen und MVZs. Dort sind die Ärzte nicht immer zu den gleichen Zeiten anwesend. Benötigt die Praxis nun für jeden Arzt ein eigenes Tool?

Nein. Pro Praxis wird nur ein Tool benötigt, denn innerhalb der Praxis können einzelne Behandler angelegt werden. Diesen können eigene Termine und Behandlungsarten zugewiesen werden. Der Patient entscheidet dann selbst, bei welchem Behandler er den Termin wahrnehmen will.

Übrigens ist es nicht nur möglich, Ärzte als Behandler anzugeben. Für eine MFA die sich zum Beispiel über VERAH weitergebildet hat und delegierte, nicht ärztliche Aufgaben übernimmt, kann ebenso ein eigenes Behandler-Profil angelegt werden.

Für welche Ärzte ist ein Online-Terminbuchungstool sinnvoll?

Das Online-Terminbuchungstool ist für jede Fachrichtung und Praxisart hilfreich, denn so kann dem Patienten ein zusätzlicher Service geboten und gleichzeitig ein weiterer Kanal zur Terminvergabe genutzt werden. Dafür sind natürlich freie Termine in einer absehbaren Zeit notwendig.
Doch auch eine Arztpraxis, die an ihrer absoluten Kapazitätsgrenze angekommen ist, kann profitieren. Das neue Terminservice- und Versorgungsgesetz schreibt vor, dass Facharztgruppen mindestens fünf Stunden pro Woche als offene Sprechstunde anbieten müssen. Hier kann das Terminbuchungstool eingesetzt werden, um diese Sprechzeiten für jeden zugänglich darzustellen und die Buchung eines solchen Termins zu vereinfachen.

Seit vielen Jahren hat sich die Terminvereinbarung über das Telefon bewährt. Welchen Mehrwert können sich Ärzte und Praxen nun von einem Online-Terminbuchungstool wie visita erhoffen?

Die Art und Weise wie heutzutage nach einem Arzt gesucht wird oder Termine vereinbart werden, hat sich in den letzten Jahren immer mehr gewandelt. Darauf sollten moderne Praxen reagieren.
Patienten forschen immer häufiger vorab online nach ihren Symptomen und in diesem Zusammenhang nach dem passenden Arzt. Wenn sich der Patient nun für einen Behandler entscheidet, muss er jedoch meistens in die analoge Welt wechseln und die Praxis telefonisch kontaktieren. Ein Anruf ist aber immer auch an die Praxisöffnungszeiten gebunden. Online-Terminbuchungstools wie visita bieten zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit einen Termin zu vereinbaren.

Der Prozess der Onlinebuchung ist nicht nur bequemer und angenehmer für den Patienten, auch das Praxispersonal wird entlastet. Anstatt regelmäßig Terminanfragen via Telefon entgegenzunehmen und abzustimmen, kann es sich auf andere Arbeiten konzentrieren, zum Beispiel die medizinische Dokumentation.

Um bestmöglich auf die Anforderungen und charakteristischen Gegebenheiten einer Praxis einzugehen, wurde während der Entwicklung von visita besonders auf eine leichte Bedienbarkeit und die Möglichkeit der individuellen Konfiguration geachtet. Für jeden neuen Anwender gibt es direkt nach der Anmeldung eine Vier-Schritte-Anleitung, um bei der Ersteinrichtung alles zu beachten und sofort loslegen zu können.