Stressfrei durch den Praxisalltag: So optimieren Sie Abläufe und steigern die Effizienz

Veröffentlicht: 21.11.2024 | Lesezeit: 4 Minuten

Ein Mann mit Stethoskop um den Hals in blauer medizinischer Berufskleidung lehnt sich entspannt zurück. Er sitzt an einem Schreibtisch

Auch als Arzt oder Ärztin Sie Ihr Arbeitsumfeld so gestalten, dass sowohl Sie als auch Ihre Patienten und Patientinnen sich rundum wohlfühlen. | © pressmaster - stock.adobe.com

Der Alltag in einer Praxis – sei es eine Arzt-, Zahnarzt- oder Physiotherapiepraxis – ist häufig von Hektik geprägt. Termindruck, administrative Aufgaben und die Betreuung der Patienten und Patientinnen können schnell zu Stress führen. Dabei liegt der Schlüssel zu einem ruhigeren und effizienteren Ablauf in der Optimierung interner Prozesse. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einigen cleveren Maßnahmen Ihren Praxisalltag stressfreier gestalten können.

Klare Strukturen schaffen: Der erste Schritt zu weniger Stress

Ein reibungsloser Praxisbetrieb beginnt mit klar definierten Arbeitsabläufen. Alle Mitarbeiter:innen sollten genau wissen, welche Aufgaben sie zu erfüllen haben und wie die Kommunikation zwischen den einzelnen Bereichen funktioniert. Ein gut strukturierter Tagesplan, der feste Zeiten für Besprechungen und Pausen vorsieht, hilft dabei, den Überblick zu behalten und Überlastung zu vermeiden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Organisation von wiederkehrenden Aufgaben. Lagern Sie beispielsweise die Terminvergabe oder die Abrechnung aus, wenn dies möglich ist, oder setzen Sie auf digitale Tools, die diese Prozesse automatisieren können. Hier kommt oft die Praxissoftware ins Spiel. Sie kann nicht nur die Terminplanung vereinfachen, sondern auch Abrechnungen schneller und fehlerfrei abwickeln. So sparen Sie und Ihr Team wertvolle Zeit, die stattdessen in die Patientenversorgung investiert werden kann.

Zeitfresser identifizieren und eliminieren

Viele Praxen leiden unter ineffizienten Abläufen, die unnötig Zeit kosten. Ein häufiges Beispiel ist die doppelte oder sogar dreifache Dokumentation von Patientendaten. Hier lohnt es sich, den gesamten Dokumentationsprozess unter die Lupe zu nehmen. Welche Informationen müssen tatsächlich festgehalten werden? Welche Schritte können automatisiert oder vereinfacht werden?

Ein weiterer Zeitfresser sind schlecht organisierte Material- und Medikamentenlager. Wenn Mitarbeiter:innen regelmäßig Zeit damit verbringen, nach notwendigen Utensilien zu suchen, wirkt sich das negativ auf die Effizienz der Praxis aus. Schaffen Sie daher feste Lagerplätze und führen Sie regelmäßig Inventuren durch. So vermeiden Sie Engpässe und sparen wertvolle Minuten im Praxisalltag.

Teamwork und Kommunikation fördern

Ein eingespieltes Team ist das Herzstück jeder erfolgreichen Praxis. Um Abläufe zu optimieren, sollte das gesamte Team regelmäßig geschult und über Neuerungen informiert werden. Klare Kommunikationswege – etwa über regelmäßige Meetings oder eine digitale Kommunikationsplattform – stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Zudem kann die Einführung eines Rotationsplans sinnvoll sein. So bekommen alle Mitarbeiter:innen Einblick in die unterschiedlichen Aufgabenbereiche und können sich gegenseitig vertreten. Das erhöht nicht nur die Flexibilität, sondern fördert auch das Verständnis für die Herausforderungen der Kollegen und Kolleginnen.

Den Patientenfluss steuern

Ein weiterer Aspekt, der maßgeblich zur Effizienz einer Praxis beiträgt, ist die optimale Steuerung des Patientenflusses. Lange Wartezeiten führen nicht nur zu Unzufriedenheit bei den Patienten und Patientinnen, sondern belasten auch das Team. Planen Sie daher ausreichend Zeitpuffer zwischen den Terminen ein und überprüfen Sie regelmäßig, ob die Anzahl der täglichen Termine realistisch ist.

Digitale Check-in-Systeme oder Online-Terminvergaben können ebenfalls helfen, den Patientenstrom besser zu koordinieren. Diese Maßnahmen entlasten nicht nur das Personal an der Rezeption, sondern sorgen auch dafür, dass der gesamte Tagesablauf strukturierter wird.

Die eigene Resilienz stärken

Nicht zuletzt spielt die persönliche Resilienz eine wichtige Rolle, um stressige Situationen im Praxisalltag zu meistern. Regelmäßige Pausen und ein gesundes Arbeitsumfeld sind essenziell, um langfristig leistungsfähig zu bleiben. Motivieren Sie Ihr Team, sich auch während der Arbeitszeit Zeit für kurze Entspannungseinheiten zu nehmen – sei es in Form von Atemübungen oder einem kurzen Spaziergang.

Indem Sie sowohl auf die Optimierung der Arbeitsabläufe als auch auf die persönliche Gesundheit achten, schaffen Sie die Grundlage für einen stressfreieren und effizienteren Praxisalltag. Setzen Sie die genannten Tipps um und profitieren Sie von einem entspannten Arbeitsumfeld, in dem sowohl Sie als auch Ihre Patienten und Patientinnen sich rundum wohlfühlen.