Urlaubsplanung in der Arztpraxis: Faire Regelungen für Ihre Mitarbeiter

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Die Urlaubsplanung ist ein Streitthema unter Mitarbeitern – auch in Arztpraxen. Ob nun alle Mitarbeiter gleichzeitig frei machen möchten, ein Praxisurlaub ansteht oder ein Mitarbeiter gegen Ende des Jahres noch viele Urlaubstage übrig hat, die Urlaubsregelung stellt sowohl Praxisinhaber als auch angestellte Ärzte vor große Herausforderungen.

Welche Vorgaben sind in Ihrer Praxis zulässig? Und welche gesetzlichen Bestimmungen müssen Sie beachten?

Der Urlaubsanspruch Ihrer Praxismitarbeiter

Die jährlichen Urlaubstage jedes Praxismitarbeiters werden in seinem Arbeitsvertrag festgelegt. Dabei gibt es unterschiedliche Modelle:

  • Sofern nicht anders im Arbeitsvertrag festgelegt, gilt der gesetzliche Mindestanspruch von 24 Werktagen bei einer 6-Tage-Woche. Bei einer 5-Tage-Woche oder Teilzeitstelle wird er entsprechend der Arbeitstage heruntergerechnet. So bekommt ein Praxismitarbeiter mit einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Werktage Urlaub. Sonntage und gesetzliche Feiertage zählen natürlich nicht dazu.
  • Sind sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einig, kann im Arbeitsvertrag eine beliebige Zahl von Urlaubstagen festgelegt werden (sofern sie mindestens den gesetzlichen Mindestansprüchen entspricht). Dabei empfiehlt es sich, innerhalb einer Praxis möglichst einheitliche Urlaubstage zu bestimmen, um keinen Unmut unter den Mitarbeitern zu riskieren.
  • In einigen Arztpraxen greifen zudem Tarifverträge, deren Regelungen beachtet werden müssen.

Genehmigung der Urlaubstage

Bei der Urlaubsplanung gilt ein einfaches Prinzip: Der Praxismitarbeiter beantragt den Urlaub bei seinem Vorgesetzten. Im Anschluss kann dieser ihn genehmigen oder ablehnen.

Wichtig für angestellte Ärzte und Praxismitarbeiter:
Sprechen Sie mit dem Praxisinhaber oder zuständigen Vorgesetzten und lassen Sie sich den Urlaub unbedingt bestätigen – besonders wenn Sie eine Reise geplant haben. Gesetzlich reicht es in der Regel nicht aus, gewünschte Urlaubstage einfach in einen Plan einzutragen oder längeres Schweigen als Zustimmung zu werten. Im schlimmsten Fall bleiben Sie auf Stornogebühren sitzen oder erhalten wegen Arbeitsverweigerung eine fristlose Kündigung.

Wichtig für Praxisinhaber und zuständige Vorgesetzte:
Ein Urlaub ist in der Regel erst rechtskräftig erteilt, wenn Sie ihm zugestimmt haben. Um Missverständnisse zu vermeiden sollten Sie das klar kommunizieren. Zudem ist es ratsam, Mitarbeiter nicht zu lange auf eine Antwort warten zu lassen, damit kein Unmut entstehen kann.
Sollte es bei Ihnen bisher gängige Praxis sein, den Urlaub einfach in einen Plan einzutragen und ohne offizielle Genehmigung anzutreten, so könnte dies unter Umständen ebenfalls rechtskräftig sein. In vielen Fällen sorgt das allerdings für Streit unter den Praxismitarbeitern. Es ist deshalb immer ratsam, eine einheitliche und klare Regelung zu schaffen, bei der ein Vorgesetzter in die Urlaubsplanung involviert ist.

Urlaubswünsche in der Arztpraxis ablehnen

Als Vorgesetzter oder Praxisinhaber sollten Sie Ihren Mitarbeitern den gewünschten Urlaub im Idealfall ermöglichen. Denn das sorgt für:

  • ausreichend Erholung bei Ihren Mitarbeitern
  • ein gutes Arbeitsklima
  • weniger Konflikte untereinander

Auch der Gesetzgeber empfiehlt, Urlaub nur in Ausnahmefällen abzulehnen. Im Alltag ist das allerdings nicht immer einfach. Den Vorrang hat grundsätzlich der laufende Betrieb. Sollte ein Urlaubswunsch diesen stören, kann er abgelehnt werden.

Bei Streitigkeiten unter den Mitarbeitern, etwa weil alle über Weihnachten frei haben möchten, haben Vorgesetzter oder Praxisinhaber das letzte Wort. Dabei gilt es soziale Aspekte miteinzubeziehen, etwa ob ein Mitarbeiter Kinder hat und an die Ferien gebunden ist oder den Urlaub mit dem Partner verbringen möchte. Auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit kann eine Rolle spielen. Bringen alle Praxismitarbeiter ähnliche Voraussetzungen mit, so muss eine faire Regelung gefunden werden, wie die sechs Wochen Sommerferien unter allen gleichmäßig aufzuteilen. Diese kann jederzeit angepasst oder neu festgelegt werden.

Urlaubstage von Praxismitarbeitern zurücknehmen

Praxismitarbeiter können Urlaubstage jederzeit zurücknehmen. Diese müssen dann neu verplant und genehmigt werden. Als Vorgesetzter oder Praxisinhaber können Sie Urlaub allerdings nur in Ausnahmefällen zurückziehen, etwa wenn ein Mitarbeiter unvorhergesehen krank wird oder ausscheidet.
Hat ein Mitarbeiter den Urlaub bereits angetreten, können Sie ihn bitten zurückzukommen. Er muss dieser Bitte aber nicht Folge leisten, auch wenn er es vorher vielleicht mit Ihnen abgesprochen hatte. Die „verlorenen“ Urlaubstage bekommt er natürlich zurück.

Betriebsurlaub – wenn die Praxis geschlossen hat

Gerade in kleinen Arztpraxen ist es ganz normal, dass alle Mitarbeiter einige Wochen im Jahr oder an Brückentagen gleichzeitig Urlaub nehmen. Schließlich können Sie nicht arbeiten, wenn der Arzt nicht da ist.
Kündigt der Praxisinhaber diesen Betriebsurlaub rechtzeitig an, sind die Mitarbeiter verpflichtet Urlaub zu nehmen. Es gibt allerdings einige Ausnahmen:

  • Den Praxismitarbeitern muss immer noch ausreichend Urlaub zur Verfügung stehen, den sie selbst planen können. Eine einheitliche Vorgabe, wie viele Urlaubstage davon betroffen sind, gibt es nicht. Je nach Tarifvertrag und Bundesland werden zwischen zwei Wochen, 3/5 des Jahresurlaubs und die Hälfte aller Urlaubstage empfohlen.
  • Urlaub kann nur angeordnet werden, wenn wirklich alle Mitarbeiter einer Praxis frei haben. Es kann also nicht nur ein Teil der Belegschaft verpflichtet werden, Urlaub zu nehmen, um etwa ruhigere Tage zu überbrücken.
  • Auch bei einem Praxisurlaub sollten Sie soziale Aspekte bedenken. Haben Ihre Mitarbeiter etwa alle Kinder, sollte er in den Ferien stattfinden, sofern dies möglich ist.

Insgesamt ist es zu empfehlen, neue Praxismitarbeiter bereits bei einem Bewerbungsgespräch auf Betriebsurlaub hinzuweisen und alle Mitarbeiter möglichst früh über den Zeitpunkt zu informieren, am besten schon am Anfang des Jahres.

Urlaubstage auf das nächste Praxis-Jahr übertragen

Meist fällt erst kurz vor Jahresende auf, dass der eine oder andere Praxismitarbeiter noch Urlaubstage übrig hat, die er nehmen sollte. Viele gehen davon aus, dass diese einfach ins nächste Jahr übertragen werden und dann bis 31.03. genommen werden müssen. So einfach ist das allerdings nicht.

Einem Mitarbeiter kann nur in Ausnahmefällen verweigert werden, seinen Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr zu bekommen. Das heißt, nur wenn ein personeller Engpass oder eine andere potentielle Schädigung des Betriebs vorliegt, können Praxisinhaber vorschreiben, den Urlaub zu übertragen. Dieser muss dann tatsächlich bis 31.03. eingetragen und genehmigt werden.

Anders sieht es aus, wenn der Praxismitarbeiter sich wünscht, den Urlaub mit ins nächste Jahr zu nehmen. Dann ist es ihm freigestellt gemeinsam mit seinem Vorgesetzten eine Regelung zu treffen, zum Beispiel auch, dass die Urlaubstage irgendwann im nächsten Jahr genommen werden.

Urlaubstage sind zur Erholung da. Sie können, entgegen der allgemeinen Meinung, nicht ausbezahlt oder mit einem Bonus abgegolten werden. Nur wenn das Arbeitsverhältnis endet, ist dies möglich.

Ausnahmen bei der Urlaubsplanung in Ihrer Arztpraxis

Krankheit im Urlaub

Wird ein Praxismitarbeiter im Urlaub krank, so kann er ein Attest vorlegen und bekommt die betroffenen Urlaubstage wieder zurück. Der Erholungswert ist in einem solchen Fall nicht gegeben.

Nebentätigkeit während des Urlaubs

Der Urlaub ist zur Erholung da. Er kann deshalb nicht für eine Nebentätigkeit genommen werden. Ausnahmen bilden eine ehrenamtliche Tätigkeit oder Freundschafts- bzw. Nachbarschaftshilfe, auch wenn der Praxismitarbeiter dafür vergütet wird.

Sonderurlaub

In besonderen Fällen, etwa einem Todes- oder Pflegefall in der Familie, aber auch für Umzüge oder Hochzeit, kann Sonderurlaub genehmigt werden. Dies gilt aber nur, wenn dem Betroffenen an den entsprechenden Tagen nicht schon Urlaub genehmigt wurde.