Veröffentlicht: 10.01.2024 | Lesezeit: 7 Minuten
In den letzten Jahren haben sich die Anforderungen für moderne Arztpraxen verändert. Der Fokus auf eine noch bessere Patienten- bzw. Patientinnen- und Serviceorientierung, die fortschreitende Digitalisierung und neue Vorgaben aus der Politik haben die komplette Praxisorganisation verändert. Das hat zur Folge, dass flexibler gearbeitet werden muss und mehr bürokratische Aufgaben anfallen. Praxismanager:innen können hierbei die Lösung sein. Sie übernehmen zahlreiche unterschiedliche Aufgaben und sorgen so für Entlastung.
Gründe für Belastung von Ärzten recht klar
Die bürokratischen Aufwände zu reduzieren wünschen sich im coliquio Stimmungsbarometer 2023 71 % der Ärztinnen und Ärzte. Auch der MB-Monitor Niedersachen 2022 ermittelt eine hohe Belastung durch nicht medizinische Tätigkeiten. Durchschnittlich verbringen die Befragten drei Stunden pro Tag mit Verwaltungstätigkeiten. 12 % wenden sogar mindestens 5 Stunden täglich dafür auf.
Das immer mehr auch kleine Praxen eine(n) Praxismanager:in einstellen, ist bei den Zahlen nicht verwunderlich. Ärzte und Ärztinnen können sich durch seine bzw. ihre Unterstützung von bürokratischen und organisatorischen Aufgaben befreien.
Praxismanager:in Aufgaben: Das Praxismanagement kann viel Entlastung bringen
Egal ob in der Einzel- oder Gemeinschaftspraxis, dem MVZ oder einer Berufsausübungsgemeinschaft, überall gibt es Arbeitsabläufe die koordiniert und durchgeführt werden müssen. Je nach Menge der Aufgaben muss der bzw. die Praxismanager:in die Aufgabe nicht in Vollzeit ausüben. So besteht die Möglichkeit, erfahrene MFA für den Job zu gewinnen. Diese können dann einen Teil der Arbeitszeit für das Praxismanagement nutzen. Das Aufgabengebiet ist dabei nicht vorgegeben und kann unterschiedliche Bereiche umfassen:
- Praxisorganisation (z. B. Einkaufs- und Materialmanagement, Digitalisierung)
- Patientenmanagement (z. B. Terminmanagement, Beschwerdemanagement)
- Qualitätsmanagement (z. B. Hygienekonzept, Prozessoptimierung)
- Abrechnung
- Konflikt- und Krisenmanagement (z. B. Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen und Vorgesetzen, Notfallpläne)
- Personalführung (z. B. Feedbackkultur etablieren, Personalbeschaffung)
- Personalmanagement (z. B. Urlaubsplanung, Meetingorganisation)
- Praxismarketing (z. B. Websitepflege, Drucksachen)
Praxismanager:in Gehalt: Wie viel verdient eine Praxismanager:in?
Das Gehalt des Praxismanagers bzw. der Praxismanagerin richtet sich in erster Linie nach seinen bzw. ihren Aufgaben und Vorkenntnissen. Eine ausgebildete MFA mit einer Fortbildung Praxismanagement kann selbstverständlich mehr erwarten als ein(e) Quereinsteiger:in, der bzw. die überwiegenden Verwaltungsaufgaben wie Kaffee- und Wasserbestellung, sortieren der Post und E-Mails oder Organisation der Monatsmeetings übernimmt. Zur Orientierung können Sie dennoch einige offizielle Zahlen nutzen.
Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit gibt bei Praxismanager:in mit dem Anforderungsniveau Spezialist ein monatliches Durchschnittseinkommen von 3.548 € brutto an (Stand Januar 2024). Laut Tarifvertrag für MFA werden Praxismanager:innen in die Tätigkeitsgruppe IV eingestuft, sofern sie eine Weiterbildung über mindestens 120 Stunden absolviert haben. Dementsprechend liegt ihr Gehalt zwischen 2.648,38,- € und 3.669,61- € brutto im Monat.
Praxismanager:innen, die zuvor keine Ausbildung als MFA, ZFA oder in einem anderen medizinischen Bereich abgeschlossen haben, können auch nach ihren eigenen Abschlüssen eingruppiert werden. Hier ist Ihr Verhandlungsgeschick und die Kommunikation mit Bewerber:innen gefragt.
Praxismanager:in Fortbildung: Welche Praxismanagement Ausbildung ist sinnvoll?
Praxismanager:innen übernehmen vielfältige Aufgaben aus unterschiedlichen Bereichen. Oftmals werden entsprechende Stellen deshalb auch von Quereinsteiger:innen besetzt. Gleichzeitig reichen eine gute Organisationsfähigkeit und eine offene freundliche Art meist nicht aus, um den Alltag in der Praxis zu überblicken.
Soll der oder die Praxismanager:in wirklich alle oder einen großen Teil der oben genannten Aufgaben übernehmen, ist eine entsprechende Praxismanagement Fortbildung sehr zu empfehlen. Sie deckt alle Bereiche gleichermaßen ab und vermittelt wichtiges Wissen zur (Selbst-)Organisation.
Stellen Sie dagegen eine(n) Praxismanager(in) für einen oder zwei bestimmte Bereiche ein, kann auch spezielles Vorwissen oder eine Einzelschulung nützlich sein. Bei der Digitalisierung Ihrer Praxis kann Sie zum Beispiel jemand, der schon in der IT gearbeitet hat, unterstützen. Für das Praxismarketing ist eine Person aus der Marketingbranche denkbar. Manchmal kann der oder die Praxismanager:in auch nur als Schnittstelle dienen und die Kommunikation mit verschiedenen Dienstleister:innen übernehmen, um Bereiche zu erneuern und aktuell zu halten.
Interview mit Jana Lamanna, Bildungsmanagerin der IHK München
ÄRZTE.DE: Warum sind Praxismanager:innen in den letzten Jahren nötig geworden?
Jana Lamanna: Besonders die organisatorischen Aufgaben in Praxen werden immer komplexer. Es ist daher kaum möglich, dass ein(e) Mitarbeiter:in alle Aufgaben abdeckt, sowohl das Organisatorische als auch die Arbeit am Patienten und der Patientin. Deshalb stellen immer mehr Praxen, vor allem Gemeinschaftspraxen, Mitarbeiter:innen ein, die hauptsächlich für organisatorische Abläufe zuständig sind.
ÄRZTE.DE: Für wen ist ein(e) Praxismanager:in sinnvoll? Jana Lamanna: Wir haben auch Teilnehmer:innen, die aus kleinen Praxen mit zwei Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen kommen, aber schwerpunktmäßig sind es vor allem größere Praxen, in denen mehrere Ärzte und Ärztinnen tätig sind. Hier ist ein(e) Praxismanager:in auf jeden Fall notwendig.
Der Bereich der Physiotherapie ist besonders stark vertreten, aber auch Zahnärzte und Zahnärztinnen oder Mitarbeiter:innen aus Kliniken, die zum Beispiel auf einer Station für die Organisation zuständig sind, nehmen an unserer Fortbildung teil.
ÄRZTE.DE: Was sollte ein(e) Praxismanager:in mitbringen?
Jana Lamanna: Für unseren Zertifikatslehrgang gibt es keine bestimmten Zulassungsvoraussetzungen. Erfahrung in der Praxis und ein paar Jahre Berufserfahrung sind von Vorteil, aber es ist auch eine Teilnahme direkt nach der Ausbildung möglich. Zudem haben wir immer mehr Interessenten, die keine klassische medizinische Ausbildung absolviert haben. Für dieses „fachfremde Personal“ stehen die Chancen für einen Einstieg in die Medizinbranche als Praxismanager:in gut und auch die Ärzte und Ärztinnen bekunden immer mehr Interesse.
ÄRZTE.DE: Die Fortbildung der IHK München beinhaltet kein medizinisches Wissen. Welche Kenntnisse sollen die Praxismanager:innen bei Ihnen erlangen?
Jana Lamanna: Statt medizinischem Wissen widmen wir uns schwerpunktmäßig anderen Themen: Personalmanagement und Kommunikation, Arbeitsrecht, Betriebswirtschaftslehre sowie Datenschutz, Zeitmanagement, Selbstzahlermanagement, Praxisorganisation und Hygiene, Qualitätsmanagement, Patientenrechtegesetz und Veränderungsmanagement.
Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter:innen ein Verständnis für betriebswirtschaftliche Grundlagen haben, aber auch im Bereich Personalmanagement und Kommunikation sattelfest sind. In der Regel führt ein(e) Praxismanager:in mehrere Mitarbeiter:innen. Gerade Personalplanung und -beschaffung, aber auch Personalentwicklung sind wichtige Themen. Zusätzlich spielt der Bereich Arbeitsrecht eine wichtige Rolle.
Darüber hinaus haben wir seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung das Thema Datenschutz weiter ausgebaut, da sich für den Praxisalltag wichtige Änderungen ergeben haben.
Im Bereich Zeitmanagement beschäftigen wir uns mit den Fragen: Was bietet das Zeitmanagement für Möglichkeiten, aber auch für Grenzen; welche Erfolgsfaktoren beim Organisieren der Zeit gibt es? Ein wichtiger Bestandteil ist auch die eigene Zeitverwendung zu analysieren. Wie bearbeite ich meine Aufgaben und wie priorisiere ich diese? Ziel ist, einen kompetenten Umgang mit Zeit zu vermitteln sowie einen Überblick über Arbeitsorganisation und Aufgabenplanung zu geben.
Dazu gehören auch Inhalte, die spezifisch auf die Arztpraxis und die Patientensteuerung abgestimmt sind, etwa Terminplanung und Ursachen für Wartezeiten.
Zum Schluss noch Controllingmaßnahmen. Wie kann ich prüfen, ob mein Plan auch funktioniert hat? Was sollte das nächste Mal anders gemacht werden? Diese Fragen sollten immer wieder gestellt werden.
Dieses Interview erschien 2019 in unserem Magazin Cardia. Die IHK bot damals als einer der ersten in Zusammenarbeit mit der DeltaMed Akademie Fortbildungen für Praxismanager:innen an.
Praxismanager:innen Vorteile: Wer profitiert von der neuen Stelle?
Praxismanager:innen können sowohl für den Arzt bzw. die Ärztin als auch für das Team einen Vorteil bringen. Durch breit gefächerte Aufgabenbereiche und die Schnittstellenfunktion zwischen Behandler:in und Angestellten, kann die komplette Praxis von der neuen Position profitieren.
Für Arzt oder Ärztin
Weniger Zeitverlust
Gerade Ärzte und Ärztinnen, Praxisinhaber:innen und leitende Ärzte bzw. Ärztinnen können verschiedene Aufgaben an eine Vertrauensperson delegieren. So bleibt mehr Zeit für die Behandlung von Patienten und Patientinnen, die eigene fachliche Fortbildung oder auch persönliche Freizeit.
Mentale Entlastung
Ob die Bearbeitung von Rechnungen, die Digitalisierung oder das passende Praxismarketing - viele Aufgaben brauchen zunächst eine ausführliche Planung. Ein Konzept muss erstellt, Vor- und Nachteile intensiv abgewogen werden. Diese mentale Last (manchmal auch Mental Load genannt) kostet Energie und kann den Fokus von der Arbeit an Patienten und Patientinnen ablenken. Mit einem oder einer angestellten Praxismanager:in kann wieder die volle Aufmerksamkeit auf die Kernarbeit gerichtet werden.
Für das Praxisteam
Aktive Teamführung und Konfliktlösung
Aufgrund den vielfältigen und straff getakteten Arbeitsalltag bleibt manchmal wenig Zeit für eine aktive Teamführung. Feedbackkultur, Urlaubsplanung oder Konflikte zwischen Mitarbeiter:innen bleiben auf der Strecke. Diese Aufgaben können delegiert werden. Dadurch kann ein gutes Miteinander gestärkt und Konflikte im besten Fall schnell und sachlich gelöst werden.
Für den einzelnen Mitarbeiter
Mehr Zeit für Einzelgespräche
Praxismanager:innen sind feste und greifbare Ansprechpartner:innen. Persönliche Anliegen oder Fragen können so unkompliziert und schnell gelöst werden.
Gezieltes Feedback
Dank einer engen Zusammenarbeit von Praxismanager:in und Team, kann jederzeit ein ehrliches und konstruktives Feedback zu verschiedenen Aufgaben gegeben werden. Dadurch können sich die Mitarbeiter:innen stetig weiterentwickeln und zum Erfolg der Praxis beitragen.
Beitrag aktualisiert am 10.01.2024
Quellen:
- Coliquio: Stimmungsbarometer 2023, aufgerufen am 09.01.2024.
- Marburger Bund: MB-Monitor Niedersachsen 2022, aufgerufen am 09.01.2023.
- Bundesagentur für Arbeit: Entgeltatlas, aufgerufen am 09.01.2023.
- Bundesärztekammer: Tarifvertrag für MFA, aufgerufen am 09.01.2023.
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