Ist die online Terminvergabe das richtige für Ihre Praxis?

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Wir verabreden uns über E-Mail oder Whatsapp mit unseren Freunden, reservieren online den Tisch im Restaurant und bleiben in Verbindung mit weit entfernten Bekannten – längst hilft das Internet bei der Organisation des Alltags. Auch Arztpraxen werden immer mehr mit dieser Veränderung konfrontiert. Patienten wünschen sich nicht nur eine Website, auf der sie schnell alle Informationen nachlesen können, sie würden am liebsten auch gleich im Internet einen Termin vereinbaren oder ein Rezept bestellen.

Für Ärzte und Ihre Mitarbeiter führt das zu einigen Veränderungen.

Die Voraussetzungen für eine online Terminvereinbarung

Damit die online Terminvergabe funktioniert, müssen in der Praxis zunächst die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Verschiedene Anbieter haben dafür ganz unterschiedliche Systeme, sodass diese sich eigentlich in jedes bestehende Praxismanagement einfügen können. Dennoch müssen Sie gemeinsam mit Ihrem Team überlegen, welche Anforderungen die Terminvereinbarung erfüllen sollte. Anschließend ist ein ausführlicher Vergleich der einzelnen Programme nötig, bei denen auch die Kosten eine große Rolle spielen.

Zusätzlich sollten Sie bei der Auswahl einen sehr genauen Blick auf den Datenschutz werfen. Online Termine fallen unter die DSGVO. Die Patientendaten sollten also jederzeit geschützt sein. Im Zweifel kann Ihnen dabei der Datenschutzbeauftragte weiterhelfen. Der von Ihnen gewählte Anbieter sollte außerdem alle Fragen zu diesem Thema umfassend beantworten und Unsicherheiten immer ernst nehmen.

Ist das System eingerichtet, benötigen Ihre Mitarbeiter eine Einführung oder Schulung. Dabei sollten sie nicht nur die Bedienung lernen, sondern auch gleich klären, wie sie sich in die übrigen Aufgaben einfügt.

Die Vorteile von online Terminen für Ihre Arztpraxis

Auf den ersten Blick bringen online Terminvereinbarungen vor allem Vorteile für Ihre Patienten. Schließlich können diese zu jeder Uhrzeit und an sieben Tagen die Woche den nächsten Arztbesuch planen. Besonders junge Patienten, Berufstätigte oder Hörgeschädigte beziehungsweise Gehörlose schätzen diesen Service. Gleichzeitig kann aber auch Ihre Praxis davon profitieren.

Spricht sich die Möglichkeit herum, bekommen Sie bald weniger Anrufe. Im Alltag bleibt mehr Zeit für die übrigen Aufgaben. Zudem sind Sie dann auch für andere Anfragen besser erreichbar. Neue Patienten haben online einen weiteren, sehr direkten Zugang zu Ihrer Praxis. Möchten Sie einen Termin vereinbaren, ist dieser nur wenige Klicks entfernt. Oft werden Sie auch automatisch in der Arztsuche Ihres Anbieters gelistet, die im Idealfall schon bekannt ist. Durch das Herausstellen verschiedener Leistungen oder die Vergabe spezieller Termine können Sie außerdem beeinflussen, für welche Behandlungen Patienten am ehesten zu Ihnen kommen.

No Shows – Verpassen Patienten öfter Termine, wenn Sie diese online buchen?

Ein schnell online vereinbarter Termin ist weniger verbindlich als in einem persönlichen Telefongespräch – so sehen das zumindest schon seit Jahren Gegner der Online Terminvereinbarung. Tatsächlich konnten Untersuchungen bisher nicht zeigen, dass die online gewonnen Patienten seltener erscheinen. Oft wurde sogar ein gegenteiliger Effekt beobachtet. In der Regel gehört zu der Termin-Software auch der Service einer Erinnerung. Einige Stunden oder Tage vor dem vereinbarten Zeitpunkt bekommen Patienten eine E-Mail oder SMS, damit sie ihn nicht vergessen. Um „No Shows“ zu vermeiden, sollte es zudem möglich sein, den Termin online abzusagen oder zu verschieben. Bei vielen Systemen können (mehrmals) nicht erschienene Patienten außerdem ausgeschlossen werden, sodass Sie Manipulationen vorbeugen können.

Fazit: online Terminvergabe – ja oder nein?

Die Onlineterminvereinbarung ist mit einem gewissen Aufwand verbunden. Nicht jeder Praxisinhaber ist in der Lage dazu oder möchte diesen leisten. Wer sich dafür entscheidet, verbessert allerdings nicht nur den Patientenservice, sondern kann auch von Arbeitsentlastung und Marketingeffekten profitieren. Vermutlich werden deshalb in Zukunft immer mehr Praxen eine online Terminvergabe einführen.