Veröffentlicht: 25.05.2023 | Lesezeit: 6 Minuten
„Unsere Praxis ist wegen Urlaub geschlossen“, – diesen Satz schreiben alle Kollegen und Kolleginnen gerne an die Praxistür und freuen sich auf ein paar Tage Entspannung vom anstrengenden Praxisalltag. Während Sie und Ihr Team ausspannen, brauchen Ihre Patienten und Patientinnen dennoch ärztliche Hilfe.
Damit sie nicht frustriert vor der verschlossenen Tür stehen, können Sie für den Betriebsurlaub Ihrer Arztpraxis einiges vorbereiten. Wir haben die wichtigsten Checklisten und Vorlagen zum Praxisurlaub für Sie.
Checkliste Patienten und Patientinnen informieren
Informieren Sie Ihre Patienten und Patientinnen rechtzeitig, wann Sie Praxisurlaub machen. Gibt es etwa schon eine Planung für das ganze Jahr, können Sie etwa einen Aushang für die Urlaubsplanung nutzen. Zudem sollten Sie kurz vor den Praxisferien alle Kanäle nutzen, um diese anzukündigen. Dazu gehören:
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Aushang / Schild
Etwa zwei Wochen sollten Sie den Urlaub gut sichtbar in den Praxisräumen ankündigen. Dafür eignet sich ein Aushang oder ein Schild an der Praxistür, im Wartezimmer und am Empfang.
Vorlage für den Praxisurlaub-Aushang direkt anpassen und ausdrucken: Praxisurlaub_Aushang_Vorlage.pdf
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Persönliche Ansprache
Zusätzlich sollten Sie und Ihr Team Patienten und Patientinnen, die regelmäßig vorbeikommen - etwa für ein Rezept oder eine Therapie - direkt darauf ansprechen, wann die Praxis geschlossen hat. Beantworten Sie dabei möglichst alle wichtigen Fragen vom Zeitpunkt der Praxisferien über mögliche Ausfälle oder Alternativen bis hin zu Kontaktdaten für den Notfall.
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Flyer mit Vertretungsinfos
Auch ein kleiner Flyer mit den wichtigsten Notfallkontakten und eventuell Informationen zu Vertretungsarzt oder Vertretungsärztin sollte etwa zwei Wochen vor dem Praxisurlaub ausliegen. Wer möchte, kann diesen mitnehmen und sicher verwahren. So haben Ihre Patienten und Patientinnen auch während Ihres Urlaubs alle wichtigen Informationen zur Hand.
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Anrufbeantworter-Ansage
Für den Zeitraum des Praxisurlaubs sollte Ihr Anrufbeantworter mit einer entsprechenden Ansage programmiert werden. Diese enthält im Idealfall den Zeitraum der Praxisferien, ab wann Sie wieder erreichbar sind sowie Informationen zu Vertretung oder anderen Anlaufstellen. Wenn möglich, können Sie die Praxisferien sogar kurz vor Beginn auf dem Anrufbeantworter ankündigen. So wissen auch Patienten und Patientinnen Bescheid, die vorher nicht mehr in die Praxis kommen.
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Praxishomepage
Auf Ihrer Homepage sollten Patienten und Patientinnen alle wichtigen Informationen zu Ihrer Praxis finden. Dazu gehören natürlich auch alle Daten, an denen die Praxis geschlossen hat. Dafür können Sie schon am Jahresanfang alle geplanten Urlaubstage einpflegen (lassen). Kurz vor den Praxisferien sollten Sie außerdem eine Info direkt auf die Startseite setzen.
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Google Unternehmensprofil
Viele Patienten und Patientinnen landen gar nicht auf Ihrer Website, wenn Sie nach Ihnen suchen, sondern holen sich wichtige Infos direkt bei Google. Die Suchmaschine bietet dafür Google Unternehmensprofile an. Dort können Telefonnummer, Öffnungszeiten und eben auch Urlaub eingetragen werden.
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Social Media
Haben Sie Facebook, Instagram oder Tik Tok? Dann sollten Sie Ihren Praxisurlaub auch dort ankündigen. Am besten nutzen Sie dafür gleich mehrere Stellen, zum Beispiel die Profilbeschreibung, einen Post oder eine Story.
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E-Mail, Whatsapp und Co.
Eventuell bieten Sie Ihren Patienten und Patientinnen noch weitere Kommunikationskanäle wie Whatsapp oder E-Mail an. Auch hier sollten Patienten und Patientinnen eine kurze Info bekommen, wenn die Praxis geschlossen hat. Das kann je nach Kanal unterschiedlich aussehen, etwa ein Whatsapp-Status oder eine Abwesenheitsnotiz per Mail.
Checkliste die letzten Tage vor dem Praxisurlaub
Sie und Ihr Team haben sich eine Auszeit verdient. Damit die Rückkehr nicht zu stressig wird, sollten Sie einige Tage bevor Sie die Praxis für die Ferien schließen, noch einige Dinge erledigen. Dazu gehören:
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Termine freihalten
Etwa zwei Wochen vor dem Praxisurlaub und zwei Wochen danach ist in der Praxis meist viel los. Patienten und Patientinnen brauchen Rezepte oder Überweisungen, haben Therapietermine verpasst oder haben akute Probleme, die Sie sich ansehen sollen. Deshalb sollten Sie in dieser Zeit Termine im Kalender extra dafür freihalten, damit es nicht zu stressig wird.
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Liegengebliebenes Abarbeiten
Im stressigen Alltag bleibt für manche Aufgaben wenig Zeit. Gerade Verwaltungsaufgaben oder Papierkram werden deshalb gerne auf später verschoben oder nur an bestimmten Tagen im Monat erledigt. Vor Ihrem Urlaub sollten Sie und Ihr Team diese abarbeiten. So können Sie nach dem Praxisurlaub motiviert starten, ohne dass ein Stapel Arbeit auf Sie wartet.
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Lagerbestände prüfen
Von Kullis und Terminblöcken bis hin zu medizinischem Material, einige Wochen vor dem Praxisurlaub sollten Sie Ihre Bestände prüfen. So muss ist auch nach den freien Tagen noch genug da, ohne dass Sie gleich nachbestellen müssen.
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Aufräumen
Auch in der ordentlichsten Praxis sammeln sich verlorene Gegenstände, fällt Müll an und muss mal gelüftet werden. Bevor Sie die Praxistür für den Urlaub schließen, sollten selbstverständlich die Mülleimer geleert, die Fenster geschlossen und die Heizung sowie Geräte ausgeschaltet werden.
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Praxissitter engagieren?
Haben Sie einen längeren Praxisurlaub geplant, müssen eventuell Pflanzen gegossen, Postkasten geleert oder Heizung und Belüftungsanlage überwacht werden. Dafür sollten Sie wenn möglich jemanden engagieren oder Freunde und Bekannte fragen. Selbst wenn Sie nicht verreisen, für die Erholung ist es wichtig, die Praxis und den Alltag hinter sich zu lassen.
Checkliste Urlaubsvertretung
Es gibt nur wenige Praxen, die bei einem Betriebsurlaub keine Vertretung brauchen. Selbst wenn Sie nur ein oder zwei Tage geschlossen haben, einen Notfall kann es immer mal geben. Deshalb sollten Sie sich rechtzeitig um einen Ersatz bemühen, an den sich Patienten und Patientinnen wenden können. Die Praxisvertretung sollte möglichst folgende Kriterien erfüllen:
- Ähnliche Spezialisierung und Weiterbildungen. Bei Vertragsärzten und Vertragsärztinnen ist eine abgeschlossener Weiterbildung in denselben Fachgebieten sogar Pflicht.
- Nähe zu Ihrem Standort und ähnlich gut erreichbar, zum Beispiel mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder gutem Parkplatzangebot.
- Qualitativ hochwertige und für Sie zufriedenstellende Betreuung.
- Gute Zusammenarbeit und Vertrauen auf beiden Seiten.
Die Vertretung muss natürlich über Ihren Urlaub Bescheid wissen und einverstanden sein, die Patienten bzw. Patientinnen zu übernehmen. Das mag logisch klingen, viele Ärzte vergessen dennoch, Ihren Urlaub mit den Kollegen abzusprechen. Damit schaden Sie nicht nur dem Verhältnis untereinander, sondern unter Umständen auch Ihren Patienten und Patientinnen.
Regeln für Vertragsärzte und Vertragsärztinnen bei Betriebsurlaub
Vertragsärzte müssen – neben den oben genannten Punkten – einige zusätzliche Dinge berücksichtigen. Denn die Kassenärztliche Vereinigung hat eigene Regeln festgelegt, damit alle Patienten und Patientinnen möglichst gut betreut werden:
- Vertragsärzte und Vertragsärztinnen haben Anspruch auf bis zu drei freie Monate pro Jahr. Die Tage werden dabei addiert.
- Sie dürfen die Praxis für einen Urlaub bei einer Erkrankung, für eine Fortbildung oder eine Wehrübung schließen. Medizinische Einsätze, beispielsweise im privaten Bereich, fallen nicht unter die Regelung.
- Schon ab einem Urlaubstag müssen Sie eine Vertretung organisieren. Diese muss – genau wie die Patienten und Patientinnen – darüber informiert werden. Ein Hinweis auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst reicht in diesem Fall nicht aus.
- Die Vertretung darf nur von einem Kollegen oder einer Kollegin mit einer abgeschlossenen Weiterbildung im gleichen Fachgebiet erfolgen. Sie muss keine Kassenzulassung haben. Allerdings darf sie nur Leistungen abrechnen, für die sie und der Vertragsarzt bzw. die Vertragsärztin qualifiziert sind.
- Ist die Praxis mindestens eine Woche geschlossen, müssen Sie das der Kassenärztlichen Vereinigung mitteilen und den Namen Ihrer Vertretung angeben. Je nach Zuständigkeitsbereich geht das mit einem entsprechenden Formular oder auch formlos.
- In einer Gemeinschaftspraxis können Sie sich auch von einem Ihrer Kollegen oder Kolleginnen vertreten lassen, sofern er bzw. sie die Bestimmungen für die Aufgabe erfüllt. Das geht auch, wenn Sie als Angestellte:r Ihren Chef bzw. Ihre Chefin vertreten. Die Kassenärztliche Vereinigung müssen Sie darüber allerdings trotzdem informieren.
- Psychotherapeuten und Psychotherapeutinnen dürfen sich bei probatorischen Sitzungen und bei genehmigter Psychotherapie nicht vertreten lassen.
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