Dokumentationspflicht: So lange sollten Sie Patientenunterlagen aufbewahren

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In den Schränken stapeln sich Akten, die Festplatte des Praxisrechners ist voll oder die Ablage müsste dringend mal wieder sortiert werden; wer alle Behandlungen und Patientenkontakte festhält, hat schnell eine Menge Daten zusammen. Diesen Berg sicher aufzubewahren, ist nicht immer leicht.

Worauf Sie bei Ihren Patientenunterlagen achten müssen und warum viele weit über die Dokumentationspflicht hinaus verwahrt werden sollten:

Mit 30 Jahren auf der sicheren Seite

Sowohl das Bürgerliche Gesetzbuch (§ 630f BGB) als auch die Berufsordnung (§ 10) schreiben, sofern nicht anders geregelt, eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Patientenunterlagen vor. Es gibt aber auch Ausnahmen. So sehen die Röntgenverordnung, das Transfusionsgesetz und die Strahlenschutzverordnung für ausgewählte Unterlagen wie Röntgenbilder sehr viel längere Fristen vor.

Hinzu kommt, dass Patienten bis zu 30 Jahre nach Abschluss der Behandlung zivilrechtliche Ansprüche einfordern können. Fehlt eine genaue Dokumentation, kann das unter Umständen negativ für Sie oder Ihre Praxis ausgelegt werden. Wer dem vorbeugen möchte, lagert die Unterlagen deshalb am besten bis zum Ende dieser Frist ein.

Dokumentationspflicht: Ausnahmen bestätigen die Regeln

Der einfache Weg ist natürlich, alle Patientenunterlagen 30 Jahre lang aufzubewahren. Je nach Praxisgröße und eventuellen Daten vom Vorgänger nehmen diese allerdings viel Platz ein. Um Ihre Räumlichkeiten effektiv zu nutzen, gibt es deshalb ein paar Patientenunterlagen, die Sie auch früher vernichten können.

In der unteren Tabelle finden Sie einige Beispiele. Prüfungsausschüsse löschen die Ihnen vorliegenden Daten allerdings erst nach 4 Jahren. Falls Sie Unterlagen für eine Prüfung benötigen sollten, kann es deshalb ratsam sein, diese ebenfalls so lange aufzubewahren. Bei laufenden Prüfverfahren kann sich die Frist sogar noch verlängern.

 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

1 Jahr

Überweisungsscheine

1 Jahr

Abrechnung mit der KV

2 Jahre

Betäubungsmittelabgabe (Rezeptdurchschrift)

3 Jahre

Betäubungsmittelverbleib und -bestand

3 Jahre

Gutachterliche Stellungnahme

2 Jahre

Kontrollkarten und Zertifikate der Labor-Qualitätssicherung

5 Jahre

Gesundheitsuntersuchungen (Durchschrift der Dokumentation)

5 Jahre

 

Sicher verwahrt: Was heißt das?

Nach Abschluss einer Behandlung werden Patientenunterlagen in der Regel nur noch aufbewahrt, falls Sie später noch einmal benötigt werden. Da es sich meist um besonders sensible Daten handelt, sollte dies natürlich sicher geschehen. Unbefugte sollten deshalb keinen Zugriff haben, damit die Unterlagen nicht verändert, verwendet oder vernichtet werden können.

Die Vorgaben gelten auch nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht. Möchten Sie Patientenunterlagen vernichten, ist das etwa über ein spezielles Unternehmen möglich. Die Unterlagen werden dabei verschlossen abgeholt und zerstört. Natürlich können Sie dafür auch einen eigenen Schredder nutzen. Achten Sie dafür aber unbedingt auf die Sicherheitsvorgaben. Günstige Geräte zerkleinern oft zu grob, sodass die Unterlagen leicht wieder zusammengesetzt werden können.